・大きく様変わりした電話機の周辺機器
昔はどこででも見かけていた黒電話も、今やレアなものとなってしまいました。電話機の進化というのはすさまじいものなのですが、進化しているのは電話機だけではありません。というのも、電話機の周辺機器も進化しているのです。
通信技術と技術革新によって、電話機の周辺機器は思っている以上に大きく様変わりをしています。今当たり前だと思っている機能も電話機そのものではなく、電話機の周辺機器のおかげかもしれません。
・転送装置
まずは転送装置についてです。転送装置自体は昔からあるものなのですが、今では業務の効率化に欠かせない装置となっています。
例えば、
・メッセージの後に電話のベルを鳴らしてくれるコールスクリーニング機能
・パソコンで音声メッセージを作れる合成音声作成機能
・留守番機能
・音声応答機能
などが挙げられます。
これらの転送機能によって、本当に必要なところでだけスタッフが対応できるようになっていますし、対応できずにビジネスチャンスや顧客を逃してしまうといったこともなくなります。
・通話記録システム
次に、通話記録システムです。通話記録システム自体は昔からあるのですが、今の時代は特にその需要が高まっています。というのも、今は顧客情報のデータ化が必須の時代なのです。
顧客情報をデータ化し、それを分析することが業績アップにつながってきます。通話記録システムは欠かせないもののひとつです。機能としては、いわゆる録音機能が主となってきます。
ただ、最近では携帯キャリアの録音サービスを流用して使える装置なども出てきており、今後もさらなる進化が期待できます。
録音データによって顧客情報をデータ化することもできますし、顧客としても録音が残ることによって「言った言わない」の水掛け論を回避することができます。お互いにWIN-WINとなるシステムと言えるでしょう。
ちなみに渋谷オフィスの電話代行サービスにも通話録音サービスがあります。お客様と電話秘書オペレータの通話内容をすべて録音保存しています。契約者様はいつでもどこからでも録音を確認することができるサービスです。
・音源装置
音源装置のことも忘れてはいけません。音源装置は、特に最近その人気が高まっています。もともと電話機には付属の保留音というものがあるのですが、それとは別に保留音を使うときに使う周辺機器になります。
例えば、会社によってはオリジナルソングなどを用意しており、それを保留音として使うということもあるでしょう。そういった場合に役立ってくれるのが音源装置なのです。
スピーカーやアンプを搭載することによって外部アナウンスにも使えるものが主流となっているようです。保留音も会社としてのイメージにつながる部分になりますので、こだわりたいという気持ちもよくわかります。
・留守番電話装置
留守番電話装置も昔からあるものなのですが、最近では多機能なものも続々と登場しています。かかってきた相手別にメッセージを利用できるものなどもあり、これも業務の効率化に一役買ってくれます。
24時間365日スタッフによる対応という形が理想ではありますが、それを実現させるためにはたくさんのスタッフを用意する必要があり、人件費も膨大になります。
基本的に営業時間を決めてその中での対応という形がもっとも現実的なのですが、そうなってくると営業時間外の電話で印象を悪くしてしまう可能性も出てきます。
営業時間外はもちろん、諸事情で急な外出をする際などにも多機能な留守番電話装置があれば、印象を損ねることもないのです。「対応ができないときでもきちんとあなたのことを考えていますよ」というアピールにもなります。
ちなみに渋谷オフィスの電話代行サービスにも「時間外アナウンス＋留守機能」というサービスがあります。お客様から貴社の営業時間外に電話がかかってくると予め用意したメッセージを流してからお客様の伝言を録音いたします。
そしてお客様の伝言が録音されると、ご指定の携帯やスマートフォンを直ぐに呼出してご連絡するサービスです。
・インカム・ヘッドセット
（出典：SENNHEISER https://ja-jp.sennheiser.com/）
最近、登場してきている電話機の周辺機器としては、インカム・ヘッドセットも挙げられます。もともとインカム・ヘッドセットはコールセンターや電話代行サービスなど、電話を使った仕事をしているオフィスでは当たり前に使われているものでした。
実際に、テレビコマーシャルなどでもコールセンターでインカム・ヘッドセットを使っているスタッフの姿はよく描写されています。ただ、今はコールセンターや電話代行サービスに限らず、一般企業も当たり前のようにインカム・ヘッドセットを使っているのです。
普及率はかなり上がっていると言っていいでしょう。なぜここまで普及率が上がっているのかというと、今はパソコン入力をしながら電話応答をするのが主流となっているからです。
電話を片手にパソコン入力というのは厳しいですし、何よりも作業が滞ってしまいます。インカム・ヘッドセットであればハンズフリーで電話ができるため、パソコン入力も問題ないですし、電話と同時にパソコン入力もできて効率的になります。
ちなみに渋谷オフィスの電話代行サービスでは片耳型のヘッドセットを使用しています。メーカーは世界最高峰の音響ブランド『ゼンハイザー』です。ゼンハイザーのコールセンター用ヘッドセットはプロ用となりますから、電話応対の品質向上においては必需品と言っていいでしょう。
明瞭で高品質な音声を再生してくれますし、マイクにはウルトラノイズキャンセル機能が搭載されていて、近くの人の声や周囲の騒音を強力に低減してくれます。コールセンター用のエントリーモデルでしたら価格も１万円ぐらいからあります。
・ルーターやターミナルアダプタ
ルーターやターミナルアダプタも欠かせないものです。いわゆるインターネット回線のハブのことで、IP電話や携帯電話のWi-Fi機能を利用するために必要なものです。
今やインターネット回線というのは、すべてにおける基本といっても過言ではありません。インターネット回線はある意味で前提となってくる部分になりますので、電話機の周辺機器としては必須と言えるでしょう。
・音声会議システム
最近、人気となっているのが音声会議システムです。先進的な発展を遂げている電話機の周辺機器のひとつで、ビジネスフォンのスピーカー機能では再現不可能なクリアな音質、同時に話しても成立する会話など、電話会議やテレビ会議に欠かせないデバイスとなっています。
持ち運びできるモバイルタイプもありますし、音声会議システムもかなり普及が進んでいます。働き方が多様化したことによって、在宅で仕事をする方も増えています。
そういった方がその場にいなくとも会議に参加できる音声会議システムというのは、まさに時代の流れとともに生まれた周辺機器と言えるでしょう。時代のニーズに応える形で生まれた周辺機器ということで、今後もさらなる進化が期待できます。
・進化するものもあれば、消えていくものも...
進化を遂げた電話機の周辺機器について代表的なものをいくつかご紹介しましたが、その他にも通信機能の革新でさまざまな周辺機器が今も新しく生み出されています。
しかしながら、その一方で姿を消しつつあるものも見受けられます。例えば、ファックスです。
旧来からお馴染みのファックスも紙文化の根強い日本ではまだまだ現役で働いているというところもあります。ただ、それも中高年をターゲットとしている会社などかなり限られています。また、パソコンによる画像取り込み機能やプリンタ機能を付けた複合機も減少傾向にあります。
そもそも今は書類自体をスマートフォンなどで画像データ化や文字データ化できるようになっていますので、プリントアウトという行動自体がなくなりつつあります。
複合機も含めたファックスの時代は近いうちに終わりを告げるのかもしれません。ファックス以外であれば、電話機を介したモデム機能やモジュラージャックなども、通信回線の無線化で今後使われなくなっていくことが考えられます。
・今後の発展が楽しみな電話機の周辺機器
時代の流れの中で消えていくものも確かにありますが、どちらにしても電話機の周辺機器というのは今後の発展が楽しみな分野でもあります。
家庭においては、防犯装置や独居老人の見守りをおこなえる装置、留守中のペットの監視がおこなえる装置など、さまざまな周辺機器が生まれています。
求められるものが変わってくるからこそどんどん新しい周辺機器が生まれてくるわけです。すでに十分すぎるほど進化を遂げた電話機の周辺機器ですが、今後どのような発展を見せてくれるのがその将来が楽しみになります。
