ネットショップ専用の電話代行サービス
ネットショップに対応した電話代行についてご紹介します。
ネットショップ、ECサイトの事業者、運営者様が電話代行サービスを利用する際によくある質問についてご紹介します。もし電話代行の利用を検討していて、電話代行のこんな所が分からない、質問がある、という場合は以下の Q&A も是非ご参考にして下さい。
Q. 電話代行でネットショップ専用の固定電話番号を借りることはできますか？
A. 電話代行で固定電話番号を借りることは可能です。弊社の場合、オプション機能の「貴社専用の電話番号を貸与」をお選び頂くか、お得な別サービス「転送電話サービス」、または「スタンダードプラン」以上を選択頂けますとプラン内に貴社専用の電話番号を貸与が含まれています。
ネットショップ事業者様には、受注応対、ネットショップのお問合せ窓口に対応した「エグゼクティブプラン」をご利用頂きますことで、ネットショップ専用の固定電話番号を借りることが可能です。
Q. バーチャルオフィスのように住所を借りてネットショップの住所として記載することは可能ですか？
A. 申し訳ございません。住所の貸出しは行っておりません。
Q. 電話で受注があった場合にすぐにメールで知らせてくれることは可能でしょうか？
A. もちろん可能です。弊社の「メール連絡サービス」をご利用頂くことで、お客様から受注応対があったらすぐにメールで受注した内容で送信致します。
Q. ネットショップの電話応対窓口として電話代行を利用したいのですが、応対可能な時間は何時から何時まででしょうか？
A. 弊社の営業時間が平日の 9:00 〜 18:00 までとなりますので、この時間であればいつでも応対が可能です。
Q. ネットショップの電話応対窓口として電話代行を利用したいのですが、土日、祝日の応対は可能でしょうか？
A. 申し訳ございません。弊社の電話応対が平日のみとなりますので、土日には対応しておりません。
Q. ネットショップのお問合せ営業時間外に何かガイダンスを流すことは可能ですか？
A. はい可能です。「時間外アナウンス」という機能を利用することで、ネットショップのお問合せ時間外に「本日の営業は終了しました。お問合せがござますお客様は、平日の 9:00 〜 18:00 までにお電話をお掛け直し下さい」というような音声ガイダンスを流すことが可能です。
Q. ネットショップのお問合せ営業時間外にお客様からの伝言を受け付けることはできますか？
A. はい可能です。「時間外アナウンス+留守機能」という機能をお使い頂きますと、ネットショップのお問合せ営業時間外に音声ガイダンスを流し、要件のある方はガイダンスを流した後に留守番電話を残すことができます。
Q. ネットショップが電話代行を利用する際はどのプランを選べば良いでしょうか？
A. 弊社の場合ですと、商品の受注、ネットショップ問合せ窓口など電話代行にできる全ての機能が詰まった「エグゼクティブプラン」をネットショップ事業者様の専用プランとしてもおすすめしております。
特に商品の受注は必要ないというネットショップ事業者様ですと、コール数と機能を比べて頂きお好きなプランをお選び下さい。
Q. 顧客からよくある質問に答えて貰うことは可能ですか？
ネットショップによく顧客から同じような質問やお問合せが来るのですが、そのお問合せに対して電話秘書に対処して貰うことは可能なのでしょうか？
A. はい可能です。この場合「Q&A応対」という機能を使うことで、電話秘書による応対が可能になります。「Q&A応対」は、よくある質問に対して、予め用意しておいた回答でお客様に応対することができます。
「Q&A応対」には制限として、1問1回答5セットまで、1回答は100文字以内という制限がございますので、詳しくは「Q&A応対の使い方」をご参照下さい。
Q. 受注応対はどこまで対応していますか？
高価なフラワーをコンセプトにしたショップをオンラインでも販売しています。お店のコンセプトでお客様に合わせたフローラルの香水を販売しています。商品を購入するお客様は自身で商品を選ぶか、スタッフの案内で自分に合った香水を買うという流れになるのですが、その時にお客様に確認します質問が以下のようになっています。
・好きな色
・好きなお花
・今どんな気分か
・お客様の名前
・電話番号
・ご住所
スタッフの案内で購入する場合は、商品はお客様の元に届いてからどの香水を買ったのかが分かるようになっています。こういった場合の応対をして頂くことはできますでしょうか？
A. オンラインショップの受注応対は弊社のエグゼクティブプランで対応しております。
受注応対は基本、お客様のお名前、電話番号、住所、商品名、数量のお聞き取りとなっております。それ以外の個別応対が必要な場合は難しいかもしれませんが一度ご相談下さい。
Q. 商品応対頂く際に、商品数の決まりはありますか？
シーズンのテーマに合わせた雑貨屋を営んでいます。今度オンラインショップも開設し、店頭でイチオシの商品を30種類限定で販売予定です。当店は老若男女のお客様から支持頂いており、オンラインで販売した際に商品の問合せなども増えると予想しています。そこでオンライン専用の商品お問合せ窓口の開設も検討しています。
御社のエグゼクティブプランで、商品お問合せ窓口をお願いすることは可能でしょうか？商品30種類の詳しいマニュアルがあれば、簡単な商品のお問合せに応対頂くことはできますでしょうか？
A.商品30種類の対応は可能です。
ヒアリング項目は商品名、数量、お名前、住所、電話番号となりまして、ヒアリングして録音保存いたします。契約者様は録音を確認していただき受注管理をしていただくことになります。簡単な商品のお問合せにも対応可能です。但し、お問合せのＱ＆Ａは5項目までの対応となります。
Q. セレクトショップのお問合せ窓口をお願いしたい。
セレクトショップを実店舗とオンラインで運営しています。販売した商品の不備や返品などのお問合せを対応頂くことは可能でしょうか？ご対応頂く項目は以下の3つです
・商品のお問合せ
・商品の不備
・商品の返品
商品のお問合せ
「商品のお問合せ」の場合は担当スタッフに電話を取り次いで頂きたいです。
商品の不備
「商品の不備」についてはマニュアルに沿って対処頂きたいです (お客様がお怒りなど対処が難しい場合は担当スタッフに取り次いで下さい)。
商品の返品
「商品の返品」についてはマニュアルに沿って対処頂きたいです。
A. お問合せありがとうございます、エグゼクティブプランで対応することができます。
弊社のエグゼクティブプランでは、ネットショップに対応した「電話受注」「お問合せ窓口」「電話のお取次ぎ」などを揃えております。
こちらも基本的にはＱ＆Ａで対応しております。1つのQAは最大100文字で、5項目合計で最大500文字まで簡単なお問合せに対応することが可能です。また、「商品のお問合せ」があったときに担当スタッフに電話を取り次ぐご要望は、通話接続サービスでお客様の電話を担当スタッフに社内の内線同様にお取次ぎすることで解決いたします。
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