チャット通知のメリットとは？
チャット通知を取り入れるメリットについてご紹介します。
コロナの長期化で在宅勤務に
コロナウイルスのパンデミックの長期化で、会社がリモートワーク (在宅勤務/テレワーク) となりオフィスを一旦クローズさせる事になりました ...
これまでオフィスで受けていた会社の代表電話をどうするか？社内のコミュニケーションをどうするか？事業責任者は悩んでいました。何か良い解決策はないものなのか？
そんな事業者様が、問題解決として電話代行サービスとチャットツール連絡 (チャット通知) サービスの利用を開始した導入事例をご紹介します。
弊社のプランと合わせて料金は幾らで利用できるのか？など、中小企業、個人事業主様が電話代行サービスとチャットツール連絡サービスを導入した活用事例です。
コロナの影響で在宅勤務となった、Aさんの活用事例
弊社は社員数名のメイカーです。コロナの影響で社員全員が在宅勤務となりました。これまでオフィスで受けていた電話応対が不可能となり、在宅勤務でも会社がスムーズに回るように電話代行サービスの利用を開始しました。
＜オフィスワークから在宅勤務へ＞
Aさんの会社は、平均して毎月100件前後の着信コール数があり、社内ではチャットツール (Slack) を通じてコミュニケーションを取っています。今回在宅勤務となったことで、これまで事務スタッフが電話を受けて担当スタッフに取次ぎしていた応対内容を、チャットツールで通知してもらい、社員全員が「どんなお問合せがあったのか？どんな内容なのか？」を把握できるようにしました。
＜チャットツールを使い社内で情報を共有＞
更に会社のワークスペース内に「電話ログ」というチャンネルを作成し、社員全員が確認できる会社にかかってきた電話やお問合せを確認できる「電話ログ」を用意しました。
メイカーAさんの要望
- ・在宅勤務でも会社がスムーズに回るような環境の構築
- ・月100件くらいのコール数に対応
- ・チャットツールで応対内容を管理 → 電話ログ
- ・応対内容を社内で共有できるようにする
会社のオフィスが使えなくても、これまで通りチャットツールで社内コミュニケーションを取りながら、会社にかかってきた電話を在宅勤務のスタッフで管理し顧客対応が取れるようにしたい。電話応対は完全に電話秘書に任せ、緊急の電話などの場合は担当のスタッフに繋いでもらう。
＜プランとオプションの組合せ＞
- 「アドバンスプラン」 + 「チャットツール連絡サービス」の組合せ
・アドバンスプラン (月額 10,000円)
合計 = 10,000円 (+tax)
＜サービスを利用した感想＞
社員が在宅勤務となっても会社の業務が平常時のように回ることが急務でした。社員が安心して安全に働けることを第一に考慮し、在宅勤務/テレワークにシフトしてからも、どのような業務を進めていくか？誰が顧客応対を行うか？など、実際に電話代行サービスを導入しながら社内でルールの取り決めていきました。
勿論最初は上手くいかず、ZOOM などで社内会議を開き意見交換を続けました。現在では、電話秘書から送られてきた応対内容のメッセージが届いたら、手の空いているスタッフが自ら顧客応対を行うなど社内で連携が取れています。
弊社では、コロナ禍を想定して在宅勤務でも立ち止まらずに機能する会社環境の構築について早い段階から話し合いを進めてきました。社内での共通認識は、このような時代であっても生き残っていく会社は、その時々の状況に合わせて変化できる会社ではないだろうか？ということでした。
長期化する新型コロナの状況でも、会社がこれまで通りの仕事をこなし、(特に Slack 上で社内のコミュニケーションがオフィスにいるように取れているのは非常に大きいと思います。) 会社が組織として機能できていることが社員のモチベーションにも繋がっています。
社員数人の中小企業の事例
弊社は社員数名のデザイン会社です。社員で「今日のランチ何食べにいく？」など普遍的な会話も、Slack でやり取りするくらい社内のコミュニケーションツールとしてチャットツールを利用しています。
＜プランとオプションの組合せ＞
- ・アドバンスプラン (月額 10,000円)
- ・チャットツール連絡サービス (月額 1,000円)
- ・ 時間外アナウンス (月額 1,000円)
- 合計 = 11,000円
＜サービスを利用した感想＞
2020年の始めより、テレワークとなったことでオフィスでの電話応対を取り止め、ワークスペース内に「# 電話ログ」というチャンネルを立ち上げ、電話応対内容を社員全員が見ることができるようにしました。これによりテレワークでもオフィス機能を Slack に移行することで通常通りの業務が行えています。
お客様やクライアントからのお問合せがあれば、担当スタッフが共有チャンネル「# 電話ログ」のトピックに「〇〇が担当します」などメッセージを書き込むことで、担当スタッフが現在アクティブに動いていることを知らせます。
顧客応対が完了したら「対応完了です、〇〇の要件でした」など顧客応対が完了したことと、どんな要件だったかを書き込むことで会社全体で「どんなお問合せがあったのか？問題は解決したのか？」などを漏れなく把握することができます。
弊社のような1つのワークスペースで社内のコミュニケーションを取っている会社には必須サービスです。
個人事業主Cさんの事例
個人事業主 (社員1名) の場合、個人事業主の届けを出して間もないですが、普段よりチャットツール Slack を個人利用し、メモやリマインドとして活用しています。
＜プランとオプションの組合せ＞
- ・スタータープラン (月額 3,000円)
- ・チャットツール連絡サービス (月額 1,000円)
- 月々合計 = 4,000円
＜サービスを利用した感想＞
個人事業主のよくある問題として、全ての作業を自分でやってしまうと、時間が足りない ... 本当に自分がやりたい仕事が散漫になってしまう ... 電話がかかってくる度に手を休めて応対しなければいけない ... など個人故の問題が多々あります。
そこで、自分が取り組まなければいけないコアな事業を明確にすることで、それ以外の事務仕事はアウトソーシングすることに決めました。その中の一つとして、電話代行サービスを私は必要経費として利用を開始しました。
電話応対などに取られる時間も有効活用し、とにかく自分が今やるべき仕事に集中できることは素晴らしいです。普段私はメールも自分のワークスペースに通知させ Slack でメールや RSS で取得したブログやニュースを見ています。外部とのコミュニケーションを Slack でほぼ全てを管理している私のようなミニマリストには「チャットツール連絡サービス」は役立っています。
電話秘書のまとめ
コロナ禍で増える電話代行の需要
長期化する新型コロナウイルスにより多くの企業、会社はリモートワーク、テレワークへと切り替わったていきました。その影響を受けて2020年以降、電話代行サービスは需要が大きく増加しました。
そのなかでも一つのトレンドとして、中小企業の間でも Slack などチャットツールを取り入れて、社内コミュニケーションをオフィスからチャットに移行したという事例もいくつも伺いました。
中小企業、零細企業の場合、社員数は限られていますので、会社専用のワークスペースを一つ立ち上げ、上手くチャネルをジャンル/チーム/部署分けすることで便利にチャットツールを利用することができます。
チャットツールで会社の電話ログとして活用
渋谷オフィスの「チャットツール連絡サービス」は、このワークスペースにダイレクトメッセージ (DM) で応対内容をお知らせ致します。それを共有することで会社の電話ログとしても利用することができます。
例えば、ワークスペース内に「電話ログ」という共有チャンネルを用意し、渋谷オフィスから応対内容のダイレクトメッセージが届く度に「電話ログ」に共有することで、時系列に会社にかかってきた電話内容をログにして残しておくことが可能です。
個人事業主様など、1名、数人でチャットツールを利用しており、自分が把握しておけば良いという場合、ダイレクトメッセージが届くと Slackbot で表示されますので、そのまま Slackbot で管理しても良いと思います。
チャットと電話代行を組み合わせる
このようにチャット通知の利用事例を見てきた通り、会社で Slack、LINE、Chatwork などのチャットツールを利用している場合、渋谷オフィスの電話代行サービスを利用することで、会社にかかってくる電話の内容をチャットに通知して会社や部署で共有することができるようになります。
オフィスワークからリモートワークにシフトするなかで、これまで同じオフィスで共有していた情報がリモートワークになってから共有されにくくなったという声があります。
この問題も、電話代行を利用することで、顧客からかかっくる電話内容をチャットに通知し、社員で共有することでリモートワークでも情報共有が途絶えない環境を構築することができるのです。
渋谷オフィスのチャットツール連絡サービス
弊社渋谷オフィスの「チャットツール連絡サービス」は、Slack、Chatwork、LINE 3つのチャット通知に対応しています。オプション機能として追加するか、プレミアプラン以上であればサービスに含まれております。
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