こちらは「ビジネスプラン」の2023年12月現在のヒアリング内容になります。ヒアリング内容は各プランによって異なり、アップデートされる可能性がございますので、参考程度にご確認下さい。

以下の内容をヒアリングシートにてお伺いし、それを元にしてお打合せいたします。

下記でご記入された情報は弊社コンピュータに登録されます。オペレーターは下記情報を確認しながら電話応対を致します。
●は必須項目 ▲は必要な場合はご記入ください。

▲転送元電話番号：

※NTTボイスワープ等の転送電話を利用して当サービスをご利用になる場合は、転送元の電話番号を必ずご記入ください。
※ボイスワープご利用の場合は、通信テスト日までに転送元番号から契約番号：03######## に転送設定を必ず完了させておいてください。

●会社名：
●フリガナ：
●会社郵便番号：
●会社住所：
●フリガナ：
●ビル名：　　　　　　　　　（ビル名と部屋番号をご記入ください。部屋番号がない場合はワンフロアーと必ずご記入ください。戸建ての場合は戸建てとご記入ください）
●フリガナ
●会社TEL：
▲会社FAX：
▲会社ホームページアドレス：
●会社メールアドレス：　　　　　　　←お客様からアドレスを聞かれたら教えても良いですか？（はい / いいえ）
●営業時間：午前　時　分 ～ 午後　時　分
●定休日：土・日・祝日

●会社に電話が掛かってきたときの名乗り方：
例：はい。株式会社〇〇でございます。

●応対方法１：（下記の例から番号を選択してください。）

選択番号：

１「只今〇〇は外出しておりますので、ご用件を承りまして折返しご連絡致します。」※お相手の電話番号をお聞きします。
２「只今〇〇は外出しておりますので、ご用件を承りまして伝えるように致します。」
３「只今〇〇は席を外しておりますので、ご用件を承りまして折返しご連絡致します。」※こちらは直ぐに折返しできる方だけ選択可能です。
４「只今〇〇は席を外しておりますので、ご用件を承りまして伝えるように致します。」
５「只今〇〇は作業中ですので、ご用件を承りまして折返しご連絡致します。」
６「只今〇〇は作業中ですので、ご用件を承りまして伝えるように致します。」
７「只今、コールセンターでお電話を受けたまわっております。よろしければ、ご用件を承りまして〇〇より折返しご連絡致します。」
８「只今〇〇は外出しておりますので、ご用件を承りまして折返しご連絡致します。」※お相手の電話番号を聞かないパターンです。
９「只今〇〇は外出しておりますので、ご用件を承りまして伝えるように致します。」※お相手の電話番号を聞かないパターンです。

基本的には、電話が掛かってきたら上記の応対をして必要事項をヒアリングします。オペレート完了後、携帯連絡サービスやメール連絡サービスにてご連絡いたします。
上記以外に更に柔軟な対応をご希望の場合は、下記のＱ＆Ａ対応で承っております。

▲Ｑ＆Ａ対応：（Q&Aは1セットに付き100文字以内で3セットまで。[3セット以上は有料オプション] 想定しているお客様の質問と回答をご記入ください。Ｑ＆Ａ以外の質問は担当者から折返し応対になります。）

Ｑ１：
Ａ１：

Ｑ２：
Ａ２：

Ｑ３：
Ａ３：

●応対方法２（オペレーターでは判断できない対応内容は下記から選択して不要な記入例は削除してください。）

１．「私では分かりかねますので、担当者に申し伝えます。」
２．「私では分かりかねますので、担当者より折り返しご連絡いたします。」

●事業内容（最大200文字、箇条書きでお願いします。）
１．
２．
３．

▲道案内
※最寄駅から会社までの道順をご記入ください。（最大200文字で出来るだけ詳しく、箇条書きでお願いします。）
※不要の場合は未記入にしてください。その場合、応対方法２になります。

▲お得意様の情報
※最大10社、五十音順でご記入ください。フリガナも必ずお願いします。

１．会社名：　　　　　　フリガナ：
２．会社名：　　　　　　フリガナ：
３．会社名：　　　　　　フリガナ：
４．会社名：　　　　　　フリガナ：
５．会社名：　　　　　　フリガナ：

▲宅配応対①（宅配会社からの問合せ電話の応対で必要になります。下記から選択して不要な記入例は削除してください。）
会社に宅配BOXはございますか？

・宅配BOXはあります。
・宅配BOXはありません。

▲宅配応対②（宅配会社からの問合せ電話の応対で必要になります。下記から選択して不要な記入例は削除してください。）
会社の看板もしくはビルの1階に会社表記はございますか？

・会社の看板があります。
・ビルの1階に会社表記があります。
・看板も表記もありません。

▲営業応対

※営業電話等でお断りしたい電話番号と会社名を下記にご記入いただければ、弊社コンピュータに番号を登録して自動的にお断りします。
お断りしたい電話番号は間違いないようにご記入ください。間違った番号がブラックリストに登録された場合、弊社ではその責任は負い兼ねます。

●社長様および社員様のご登録 （最大10名様。1番目に代表者様または電話連絡の責任者様をご記入願います。）

※携帯連絡サービスは10名様無料。応対内容を録音保存して社員様別に携帯電話へご連絡いたします。社員指名無しの電話は(1)の方に録音を残してご連絡いたします。
※メール連絡またはチャットツール連絡サービスは1名様無料。2名様以降は有料オプションとなります。
※通話接続サービスは有料オプションとなります。

(1)-------------------------------------------------------------------
氏　　名：
フリガナ：
役　　職：
性　　別：
携帯連絡サービスの連絡先番号： ←お客様から携帯番号を聞かれたら教えても良いですか？（はい / いいえ）
メール連絡サービスのアドレス： ←お客様からアドレスを聞かれたら教えても良いですか？（はい / いいえ）
チャットツール連絡サービス　： ←Slack,Chatwork,LINEから選択してご記入ください。
通話接続サービスの接続先番号： ←有料オプションをお申込された場合は、通話接続先の電話番号をご記入ください。

(2)-------------------------------------------------------------------
氏　　名：
フリガナ：
役　　職：
性　　別：
携帯連絡サービスの連絡先番号： ←お客様から携帯番号を聞かれたら教えても良いですか？（はい / いいえ）
メール連絡サービスのアドレス： ←有料オプションをお申込された場合は、メールアドレスをご記入ください。
チャットツール連絡サービス　： ←有料オプションをお申込された場合は、Slack,Chatwork,LINEからご選択ください。
通話接続サービスの接続先番号： ←有料オプションをお申込された場合は、通話接続先の電話番号をご記入ください。
(3)-------------------------------------------------------------------
氏　　名：
フリガナ：
役　　職：
性　　別：
携帯連絡サービスの連絡先番号： ←お客様から携帯番号を聞かれたら教えても良いですか？（はい / いいえ）
メール連絡サービスのアドレス： ←有料オプションをお申込された場合は、メールアドレスをご記入ください。
チャットツール連絡サービス　： ←有料オプションをお申込された場合は、Slack,Chatwork,LINEからご選択ください。
通話接続サービスの接続先番号： ←有料オプションをお申込された場合は、通話接続先の電話番号をご記入ください。
(4)-------------------------------------------------------------------
氏　　名：
フリガナ：
役　　職：
性　　別：
携帯連絡サービスの連絡先番号： ←お客様から携帯番号を聞かれたら教えても良いですか？（はい / いいえ）
メール連絡サービスのアドレス： ←有料オプションをお申込された場合は、メールアドレスをご記入ください。
チャットツール連絡サービス　： ←有料オプションをお申込された場合は、Slack,Chatwork,LINEからご選択ください。
通話接続サービスの接続先番号： ←有料オプションをお申込された場合は、通話接続先の電話番号をご記入ください。
(5)-------------------------------------------------------------------
氏名：
フリガナ：
役職：
性別：
携帯連絡サービスの連絡先番号： ←お客様から携帯番号を聞かれたら教えても良いですか？（はい / いいえ）
メール連絡サービスのアドレス： ←有料オプションをお申込された場合は、メールアドレスをご記入ください。
チャットツール連絡サービス　： ←有料オプションをお申込された場合は、Slack,Chatwork,LINEからご選択ください。
通話接続サービスの接続先番号： ←有料オプションをお申込された場合は、通話接続先の電話番号をご記入ください。

▲社員名簿：（上記以外の社員様が在籍している場合、スタッフ全員を登録して在籍確認の対応のみ承ります。ご必要な場合は氏名の五十音順でご記入願います。最大20名様まで。）
※登録情報から社員様が見当たらないときは「そのような社員は在籍しておりません」という対応になります。
1.氏名：　　　　フリガナ：　　　　　役職：　　性別：
2.氏名：　　　　フリガナ：　　　　　役職：　　性別：
3.氏名：　　　　フリガナ：　　　　　役職：　　性別：
4.氏名：　　　　フリガナ：　　　　　役職：　　性別：
5.氏名：　　　　フリガナ：　　　　　役職：　　性別：
6.氏名：　　　　フリガナ：　　　　　役職：　　性別：
7.氏名：　　　　フリガナ：　　　　　役職：　　性別：
8.氏名：　　　　フリガナ：　　　　　役職：　　性別：
9.氏名：　　　　フリガナ：　　　　　役職：　　性別：
10.氏名：　　　　フリガナ：　　　　　役職：　　性別：

▲時間外アナウンス
※下記の時間外アナウンス（定型文）または、時間外アナウンス＋留守機能（定型文）をご記入願います。
※時間外アナウンスまたは時間外アナウンス＋留守機能は同時に流したり自動的に切り替えることはできません。

◎時間外アナウンス（定型文）（貴社の営業時間外に電話がかかってきたら、営業時間終了をお伝えする案内メッセージを電話秘書の音声で流すことができます。）
右記12個の例文から番号を選択してください。https://www.shibuya-office.co.jp/guide/closed_service_t_in.html

案内メッセージの選択番号：

◎時間外アナウンス＋留守機能（定型文）（貴社の営業時間外に電話がかかってきたら、営業時間終了をお伝えする留守メッセージを電話秘書の音声で流すことができます。）
右記12個の例文から番号を選択してください。https://www.shibuya-office.co.jp/guide/absent_service_t_in.html

留守メッセージの選択番号：

▲リモート操作設定サービスのログインパスワード（リモート操作で以下(1)～(5)の設定を行うことができます。）
※契約者様画面（ https://www.shibuya-office.co.jp/web/ ） のログインパスワードをご記入願います。

パスワード（半角英数字で8文字）：

(1)「スケジュール対応」と「お客様への伝言連絡」を登録して、リアルタイムでオペレーターに伝えることができます。
(2)営業時間外の「時間外アナウンス」「時間外アナウンス＋留守機能」「転送電話サービス」を切り替えて使用することができます。
(3)連絡先の社員/スタッフご登録の1番目の方の「携帯連絡サービスの連絡先番号」を設定変更することができます。
(4)連絡先の社員/スタッフご登録の1番目の方の「通話接続サービスの接続先番号」を設定変更することができます。
(5)連絡先の社員/スタッフご登録の1番目の方の「営業時間外の転送電話サービスの転送先番号」を設定変更することができます。

●録音確認の暗証番号（通話録音を聞くときに暗証番号が求められるときがございます。暗証番号は社員様共通の番号になります。）

暗証番号（4桁の数字）：

▲緊急連絡先（緊急性のある場合は、携帯連絡サービスの電話番号以外にもご連絡いたいます。）

緊急電話番号：