時間外アナウンス、時間外アナウンス＋留守機能について
電話代行の便利な機能「時間外アナウンス」、「時間外アナウンス＋留守機能」についてご紹介します。
時間外アナウンスの利用例
時間外アナウンスは、24時間365日、音声ガイダンスを流すことができるサービスです。基本的な利用例としては、営業時間外の音声ガイダンスとして設定する事ができます。
営業時間の終了を音声ガイダンスで伝える
9:00 時から 18:00 時まで営業の会社であれば、18時以降の電話に出ることができません。そこで「時間外アナウンス」を利用し、
お電話ありがとうございます。本日の営業は終了致しました。恐れ入りますが、営業時間〇時〜〇時までにおかけ直し下さいますようお願い申し上げます。
という音声ガイダンスを流すことで、会社の営業時間が終了したことを顧客やクライアントに伝えることができます。
長期休暇中の旨、音声ガイダンスで伝える
次に多い利用例としては、年末年始や夏季休暇、ゴールデンウィークなどの長期に渡る休暇期間に音声ガイダンスで、
お電話ありがとうございます。当社は、〇月〇日まで夏季休暇を頂いております。大変お手数ですが、〇月〇日以降におかけなおし頂きますようお願い申し上げます。
・夏季休暇の音声ガイダンス
というような、休暇日を顧客やクライアントに伝えることができます。年末年始、夏季休暇、ゴールデンウィークなど1週間以上に渡る休暇期間がある場合、この期間の電話応対ができなくなってしまいます。
お得意さんやクライアントであれば、休暇期間を把握しているかもしれませんが、一般の顧客の場合、休暇期間なども知らずに電話をかけることがあるかもしれません。そのような時に休暇期間中に何度も電話したが、電話が繋がらなかった ... となれば会社の印象が悪くなる可能性があります。
しかし時間外アナウンスで休暇期間を音声ガイダンスで伝えておけば、顧客も納得し「いま夏休み期間なのね、夏休みが終わってからもう一度電話してみよう」という風に、悪い印象を与えず次に繋げることができます。
メンテナンスや障害時の音声ガイダンス
機材のトラブルやメンテナンス、WEBサイトの障害などが発生した場合には、トラブルが解決するまでWEBサイトでのお問合せができなくなってしまうかもしれません。
そのような場合には、音声ガイダンスでその旨をお客様やクライアントにお伝えすることができます。お客様やクライアントは、トラブルが発生したことを知らない場合には、連絡しても返信がないとなると印象を悪くしてしまうかもしれません。
時間帯によって音声ガイダンスを使い分ける
9:00 ～ 18:00 までに会社にかかってきた電話は自分の携帯まで電話を転送して、18:00 以降にかかってくる電話に関しては、音声ガイダンスで「本日の営業は終了しました」という音声ガイダンスを流すというように、時間帯によって音声ガイダンスを使い分けることも可能です。
上記とは逆に、9:00～18:00 までは音声ガイダンスを流して、18:00 以降は会社にかかってきた電話を自分の携帯まで転送して自分で電話に出ることも可能です。
ライフイベントやその時々にシチュエーションに合わせて、音声ガインダンスを使い分けることも可能です。
音声ガイダンスを使い分ける
2つの異なる音声ガイダンスを時間帯やシーンによって使い分けることもできます。例えば、9:00～18:00 までは「A」のガイダンスを流して、18:01～翌朝 08:59 までは「B」のガイダンスを流すというようなことも可能です。
利用するシーンとしては、お店の一時的な定休日となってしまい、本来であれば営業しているため、9:00～18:00 までは「A」のガイダンス
お電話ありがとうございます。本日は一時的にお休みを頂いております。大変お手数ですが改めてご連絡頂きますようお願い致します。
というようなガイダンスを流し、18:01～翌朝 08:59 までは通常の営業終了を伝える「B」のガイダンス
本日の営業は終了しました〜 (通常の営業終了の音声ガイダンス)
を流すというように、様々なシーンに合わせて2つの音声ガイダンスを使い分けることも可能です。
営業時間外にかかってくる、ちょっとした電話での質問をお問合せフォームに誘導する
営業時間外にかかってくるちょっとした質問や疑問をお問合せフォームに誘導します。会社や商品に対するちょっとした質問や疑問について、電話をかけてきてくれるお客様もいるかもしれません。
営業時間外では、質問等に応えることはできず、電話をかけた人は再び営業時間に電話をかけ直さなければいけません。そこで時間外アナウンスで、お問合せフォームからも問合せできる旨を伝えましょう。
お電話ありがとうございます。本日の営業は終了致しました。弊社の営業時間は〇時〜〇時までとなっております。恐れ入りますがおかけ直し頂くか、お問合せフォームよりお問合せ下さい。
このように最後に「お問合せフォームから質問等を受け付けている」旨をしれっと付け加えることで、お問合せフォームからも質問等を受けて付けていることをお客様にお知らせすることができます。
不定期の休みがある場合
お店によっては、月に不定期のお休みを貰っているというケースもあると思います。そのような場合でも、通常は 10:00 〜 18:00 まではコールが鳴るようにし、18:00 を過ぎたら営業終了の音声ガイダンスを流します。
不定期のお休みが確定したら、前日にでも、
お電話ありがとうございます。本日は不定期のお休みを頂いております。大変申し訳ありませんが、改めておかけなおし下さい。
のように時間外アナウンスを設定することで、不定期の休日に電話が繋がらないということを回避できます。
このように、時間外アナウンスは、様々なビジネスにおいて、営業時間外や休日であっても、お問い合わせに対応できるようにすることで、顧客の満足度を向上させることができるサービスです。
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