時間外アナウンスのメリット

時間外アナウンスを利用するメリットとして、以下のような点が挙げられます。

・営業時間外、土日・祝日に音声ガイダンスを流すことができる
・電話が繋がらない ... ということがなくなり会社の印象が良くなります
・緊急時などに自社専用の音声ガイダンスを流すことができます

上記メリットについて詳しくみていきましょう。

営業時間外などに音声案内を流すことができる

営業時間外、営業終了後、急遽の時 (急な用事で店を閉めることに ... etc)、事務所の引越し、休業日、出張、外出中など、物理的に電話に出ることができない時間帯に音声ガイダンス (音声案内) を流すことができます。

音声ガイダンスを流すことで、電話が繋がらないということがなくなりますので、お客様やクライアントが電話をかけてきたとしても「今日の営業時間は終了しました〜」という音声ガイダンスにて、今日の営業時間が終わったことが分かりますので、ある意味納得して、じゃあ明日また電話しよう ... という風になると思います。

顧客をやきもきされることが無くなる

一方、電話が繋がらずに30分後にもう一度かけてみても繋がらない ... となれば、電話をかけた本人はやきもきしてしまい、もういいやと電話が繋がらないだけで顧客の心は離れてしまうこともあります。

もし電話が繋がり、音声ガイダンスで営業終了の旨を流していれば、顧客の心は離れずに済んだかもしれません。

このように「時間外アナウンス」を利用することで、営業時間外や電話に出れない時間帯でも顧客やクライアントに的確にお店の状況・情報を伝えることができますので、会社の印象アップにも繋がりますし、上記のようにお客様をやきもきさせることがありません。

時間アナウンスがあることで、顧客やクラインにとっても親切だと言えますし、会社の印象アップや顧客満足度の向上にもつながりますので、是非導入しておきたいところです。

緊急時などに自社専用の音声ガイダンスを流すことができる

オフィスの移転、引越しになどによるある期間中は電話応対ができないというケースでは、自社専用の音声ガイダンスを設定することができます。

例えば「お電話ありがとうございます。〇〇会社です、オフィス移転に伴い大変ご迷惑をお掛け致しますが、〇月〇日から〇月〇日まで、お電話をお受け付けできません。移転が完了次第、電話応対致しますのでご了承下さい。」のように、会社の予定や状況に合わせた音声ガイダンスを設定することができます。

また「時間外アナウンス + 留守機能」であれば、ここに更に留守電としてご用件を伺うことができます。

「お電話ありがとうございます。〇〇会社です、オフィス移転に伴い大変ご迷惑をお掛け致しますが、〇月〇日から〇月〇日まで、お電話をお受け付けできません。移転が完了次第、電話応対致しますのでご了承下さい。ご用件がある方は、発信音の後に、ご用件とお名前、お電話番号をお伝え下さい。後ほど担当者よりご連絡いたします。」

これにより、顧客やクライアントに対して的確に会社の状況をお伝えすることができ、必要であればご用件も伺うことが可能です。もしオフィスの引越しをする旨を伝えず、会社の電話が数日間繋がらない、というような事になってしまえば、会社の信頼や印象が悪くなってしまうかもしれません。

また緊急の電話がかかってきた場合にフォローできずトラブルになってしまったり、ビジネスチャンスを逃してしまうかもしれません。時間外アナウンスをしっかりと活用し、営業時間外の電話応対にも気を配りたいところです。