税理士・会計事務所様の電話代行活用事例｜電話代行サービスの渋谷オフィス

税理士が電話代行サービスを導入するメリットとは？

・事務所不在時の電話対応

ある税理士事務所では、お昼時の休憩時間や社内研修等がある際に事務所に人がいないことが多く、その間の電話対応に困っていたと言います。電話代行サービスを導入したことで、このような問題を解決することができました。

・チャット通知

現在、税理士事務所の社内連絡はチャットで行っています。そのため、応対内容をチャットでも通知してくれることに魅力を感じました。チャットであれば全社員が見ていますので、連絡漏れがなく、手の空いている社員が顧客をフォローすることができます。
→チャット連絡サービス

・リモートワークがスムーズに

ある税理士事務所では、コロナ禍にスタッフがリモートワークに移行することで、オフィススタッフが数名のみになっていた時期がありました。すると、どうしてもオフィススタッフが電話対応に追われてしまい、負担が偏ってしまっていました。

このような問題も、電話代行サービスを導入したことで、オフィススタッフが0でも運営できる体制を構築することができました。税理士事務所の電話対応を電話代行さんにアウトソーシングして、私たちはそれぞれリモートからチャットで応対内容を受け取り、その内容に合わせて適任なスタッフがフォローを入れることができるようになりました。
→

少人数の事務所こそ電話代行を

ある税理士事務所の代表は、少人数の事務所こと電話代行サービスを活用できると話します。少人数の事務所では、リソースは限られているため、限られた時間やリソースを有効活用するには、電話代行のようなプロのサポートが必要です。

こんなお悩みありませんか？

課題①　問い合わせの割に依頼に結び付かない
電話での問い合わせ、これがすべてのスタートになる場合が多いですよね。
ところが、電話での問い合わせはかなり多いのに、その問い合わせがそのまま依頼という形で結実しない、もしくはいいところまで行って見合わせるという結果になる。

こちらの説明もしっかりと行い、信頼感を損なうような行為はしていないにもかかわらず...
こんなこと、ありませんか？

課題②　途中で契約を切られる
きちんと依頼をいただき、そのまま契約という運びになって仕事に着手する。
ところが、途中まではうまくいっていたのに、段々とクレームやお叱りが増えてきて、気が付くと途中で契約を破棄されてしまう。

自分たちに落ち度があるようには思えないのに、なぜかそういうことが頻発...
そんなこと、ありませんか？

課題③　不審がられる
電話での問い合わせや説明ののち、なぜが不審がられてしまう。
別に、何かだましてしまおうという意図もなく、また不誠実な対応をした覚えもないのに、顧客が疑っているだろう感覚を感じてしまい、そのままになってしまう。

そして、当然依頼を受けることもない...
こんなこと、ありませんか？

その悩み、原因はここにあります

課題①の原因　問い合わせが依頼に結び付かない → 相性を見られている
税理士・会計事務所様のお仕事は、お金にまつわるもの。
そこには、ただの信頼関係や誠実な仕事関係だけではなく、人間対人間の相性のようなものも大事な要素になります。

問い合わせをしてきた人は、最初のその電話対応の受け答えの中で、自分との相性を判断して決めているのです。この時、自分と相性が合わなさそうだ... と直観的に感じれば、当然クライアントになることはないでしょう。

課題②の原因　途中で契約を切られる → スピード感がない
税理士・会計事務所様に対しクライアントが望むことは、まず確実な仕事です。
しかし、それだけでは不十分で、同時に、仕事のパートナーとして、スムーズで即応性のあるスピード感というものも重要な要素になってきます。

クライアントにとって、税理士・会計事務所というのは税務に関するアドバイザーでもあるのです。
レスポンスが遅く、自分で調べた方が早いアドバイザーは、不必要と思われても仕方がありません。

課題③の原因　不信感を持たれる → 説明が不明瞭
税理士・会計事務所様が請け負う仕事は、クライアントのコアな部分です。
そこにはかなり大きな信頼感がないと開示できない情報があり、そして、同様に大きな信頼感がないと相談できないこともあるはずです。

したがいまして、初めの業務内容の説明や料金の説明に関して、不明瞭な部分があれば、当然不信感を持たれてしまうでしょう。そこには、常識的な電話応対のうまさだけでは対応できない、レベルの高い信頼感を勝ち得る応対が必要になってきます。

Shibuya Officeの電話代行サービスならこう変わる。

課題①はこう変わる　フラットな好印象から始まります。
電話口での相性に関しては、注意すべきは相性をよく見られることではなく悪いと思われないようにすることです。クライアントも、人と人との相性を見るときに、電話口の応対で相性が良いかどうかをはかることはしません、しかし相性が悪いかどうかの判断はします。

このときShibuya Officeの電話代行サービスなら、相手に相性の悪さを感じさせない、フラットな好印象を持ってもらう事ができます。
これは、しっかりと520時間以上の新人教育を施されたShibuya Officeの電話秘書オペレーターが、過度に個性的ではなく、ハイレベルで機転の効く応対ができるからこそ可能になります。

課題②はこう変わる　アクティブな即応性が生まれます。
クライアントが何らかの質問や相談を思いついた時、Shibuya Officeの電話代行サービスをご利用いただければ、どこにいたとしてもすぐにその相談に乗ることができます。

これは、Shibuya Officeの電話を活用した秘書代行サービスの特徴である、貴方がどこにいても内線電話のように連絡がスムーズにとれる通話接続サービスという機能があるからです。

外出先だから対応できない、もしくは、話し中だから受話器を取ることもできない。
そんな、顧客を待たせてしまうような状況は、Shibuya Officeの電話秘書なら一気に解消してしまいます。

課題③はこう変わる　Q＆A対応が明瞭な説明につながる
Shibuya Officeの電話代行サービスには、想定された質問に代わりに答える「Q＆A対応」の応対サービスがあります。

このサービスをご利用いただければ、相手に不信感を持たれることなく、想定されるベーシックな質問に対して明瞭でわかりやすい説明をすることができます。
電話応対のエキスパートによる説明は、ただ明瞭なだけでなく、その優しく親しみやすいトーンや声などの要素も大きな信頼感の獲得につながっていきます。

税理士・会計事務所様の応対事例

会計事務所様の応対事例1 会計事務所様の応対事例2 税理士事務所様の応対事例

会計事務所様の応対事例1

「加藤会計事務所でございます。」

「日本株式会社の川田と申します。いつもお世話になっております。加藤様いらっしゃいますか？」

「日本株式会社の川田様ですね。いつもお世話になっております。少々お待ち下さいませ。」

※お客様の電話を保留にして、電話秘書が加藤様の携帯へ電話します。

「渋谷オフィスです。いつもお世話になっております。日本株式会社の川田様よりお電話が入っております。おつなぎ致しますか？」

加藤会計士様
「あ、こんにちは。今、ちょっと他の電話に出ていることにしておいて。後ほどお電話すると伝えて下さい。電話番号と用件はわかってますので確認しなくても大丈夫です。」

「承知いたしました。それでは失礼致します。」

※保留を解除して、日本株式会社の川田様の電話に戻ります。

「大変お待たせいたしました。ただいま加藤は他の電話に出ております。終わり次第、こちらから折り返しお電話差し上げてもよろしいでしょうか？」

「わかりました。それではお電話お待ちしております。失礼致します。」

「それでは、失礼致します。」

会計事務所様の応対事例2

「加藤会計事務所でございます。」

「こんにちは、山口ですー。」

「山口様ですね。いつもお世話になっております。」

「いつもお世話になってます。加藤さんいる？」

「申し訳ございません。只今、加藤は外出しております。よろしければわたくしがご用件を承り、加藤に申し伝えます。」

「それじゃぁ、伝えてほしいんだけど、書類揃ったから今日郵送しますって言っといてくれる？」

「かしこまりました。本日、書類を郵送していただける、と申し伝えます。念の為にご連絡先を頂いてよろしいですか？」

「加藤さん知ってるから大丈夫！」

「失礼いたしました。承知いたしました。」

「それじゃあ！よろしくね！」

「かしこまりました。失礼致します。」

税理士事務所様の応対事例

※本日の西野様のスケジュールは、「終日出張」となっておりますので、スケジュール対応をいたします。

「西野税理士事務所でございます。」

「日本株式会社の川田と申します。」

「日本株式会社の川田様ですね。いつもお世話になっております。」

「いつもお世話になっております。西野様いらっしゃいますか？」

「申し訳ございません。西野は本日、終日出張しております。よろしければわたくしがご用件を承り、西野に申し伝えます。」

「それでは、明日こちらから再度お電話致します、とお伝えください。」

「かしこまりました。明日、再度お電話いただけると申し伝えます。念の為にご連絡先を頂いてよろしいですか？」

「では携帯の方でお願いします。090-1234-5678です。」

「復唱いたします。090-1234-5678ですね。」

「はい、そうです。」

「お電話ありがとございました。」

「では、よろしくお願いします。失礼致します。」

「それでは、失礼致します。」

西野税理士様の感想：予め電話秘書には、「明日は終日出張です」と伝えとけば、外出応対ではなく終日出張応対してくれるので助かるな。

電話代行を専門に25年超、12,000社以上の実績

「気転の効く会話で応対がしっかりしてる」「通話録音や通話接続サービスが重宝してる」「士業対応なのに低価格で助かる」等、お陰様で、弊社電話代行ご契約の先生方々からは、沢山の税理士・会計士様をご紹介いただきまして大変感謝しております。

６ケ月間（520時間）以上の研修を積んだ電話応対のエキスパートだけが貴所の電話秘書代行を担当いたします。また、弊社では守秘義務のリスクとなる在宅オペレーターは一人も雇用しておりませんので、秘密保持に関しましても万全な体制でございます。

渋谷オフィスの電話代行サービスなら、きっと貴所にあったプランがご予算に応じて見つかります。リーズナブルな月額料金。そして、必要とあらば多彩なオプションサービスもお選びいただけます。