司法書士が電話代行サービスを導入するメリットとは？

・業務効率の向上

司法書士は多忙であり、顧客との連絡や書類の作成に多くの業務時間を費やします。そのためかかってくる電話が多いと、電話業務に時間を取られてしまい本来の業務を進めることができません。電話代行サービスを利用することで、不要な電話対応の時間削減できます。

日常の電話対応にかかる時間を減らすことで、司法書士は専門的な業務に集中することができます。またスケジュール管理の簡便化することもできます。電話秘書が予約や問い合わせの対応を行うことで、スケジュール管理が容易になります。

・顧客対応の品質向上

電話業務においても顧客対応は司法書士の評判に直結する重要な要素です。電話代行サービスを利用することで、迅速な顧客対応が可能になります。プロのオペレーターが顧客からの電話に迅速かつ丁寧に対応するため、顧客満足度が向上します。

また、司法書士のようも専門的な電話対応が求められるケースでは、司法書士の電話対応では、不動産謄本のご依頼、商業登記簿謄本のご依頼、消費者金融関係のお問合せ、成年後見関係のお問合せなど多岐に渡ります。

士業関係に対応した電話代行会社であれば、専門的な知識を持つプロのオペレーターが適切な対応を行うことができます。

・チャット/メールで応対内容を報告してくれる

電話秘書が受けた応対内容は、テキスト化してメールやチャットで受け取ることができます。このため、多忙な司法書士でも外出先の移動中でもメールやチャットで最新の電話内容をリアルタイムで確認することができます。

緊急性があるお問合せや、顧客応対に対してスムーズで応答することが可能になります。これなら外出も安心してできます。

・人手不足を補う

小規模な司法書士事務所の場合、司法書士1人と数人の事務員で運営されているケースが多いと思います。そのたまどうしても慢性的な人手不足、リソース不足になりやすい職種だと思います。しかし人を雇うのもコストの面や人材が見つからないという問題を抱えており難しいのが現実です。

このような司法書士の人手不足で導入したいのが電話代行サービスです。電話代行であればすぐにプロの電話秘書を電話業務を代行してくれます。司法書士は本業に集中し、事務員はそのサポート (資料作り、スケジュール管理など) に回り、電話業務は電話代行にアウトソーシングすることで、今時のDX化が実現します。