メンテナンス会社様の電話代行活用事例｜電話代行サービスの渋谷オフィス

作業クオリティでお叱りを受ける

課題①　営業個人の売上げが上がらない
メンテナンス作業に関して、お叱りの電話が多い...　特に、必要最低限の人員を割くことしかできない中でも、何とか人員を割いて仕事を受注したものに限って、お叱りを受けることが多い。

そのせいでリピートしてもらえず。また同業他社に顧客が流出してしまう...
こんなこと、ありませんか？

課題②　スキルの高い社員が辞めていく
会社でしっかりと教育を施し一人前になった社員。しかも、中でもスキルが高く、技術者としても作業員としても、現場監督としても大いに信頼を寄せることができる社員に限って、なぜかやめてしまう...

下手をすると、他の会社に引き抜かれてしまう...
こんなこと、ありませんか？

課題③　作業効率が悪い
成るべく早く一つの仕事を終わらせることが重要であることは、わかっているのに作業効率が高まっていかない。それどころか、同業他社に比べて仕事の達成速度が遅く、受注できる仕事依頼の数が少ないと感じることがある。

また、せっかくの仕事を、スケジュールの都合で断わらざるを得ない時がある...
こんなこと、ありませんか？

その悩み、原因はここにあります

課題①の原因　クオリティーでのお叱り → 現場にコストがかけられない
メンテナンス業様にとって、設備やその他へのコストというものはクオリティーに直結する問題ですよね。ところが、コストダウンが叫ばれている昨今の業界事情の中で、そのコストを一番に減らさざるを得ないところは、一番コストのかかる現場であることが多いはずです。

しかし、それではいわゆるクオリティーの低下に直結してしまいます。
そうなれば、いかに現場で頑張ろうとも、サービスを心がけ社員教育を徹底しようとも、クオリティーに不安を抱える現状となってしまうのです。

課題②の原因　スキルの高い社員が辞める → 労働条件の悪化
最近の社会情勢において、会社の在り方で一番嫌われるのがブラック企業。ブラックとまではいかなくても、ほんの少しでもその傾向がみられるような兆候があるだけでも、労働者は転職を考えてしまいがちです。

そんな中、専門的な仕事でのスキルが高いにもかかわらず、給料が安かったり専門以外の仕事をやらされたりしてらどうなるでしょう。これまでの社会とは違い、労働者は、より良い労働環境を提示してくれる会社を求めて、転職の決断をしてもおかしくはないはずです。

課題③の原因　作業効率が悪い → 人手不足
作業効率を上げるために必要なのは、現場の人員とバックアップのスムーズさだと思います。

ところが、コストダウンのために現場の人数を減らしたり、事務員として雇っている人間の数をやみくもに減らしたり、その質を落としてしまえば当然作業効率は落ちてきます。
特に連絡が滞るような状況が頻発すれば、それだけ仕事をこなす回数が減るのは自明となりますよね

Shibuya Officeの電話代行サービスならこう変わる。

課題①はこう変わる　コスト削減を現場から切り離す
価格競争の中、どうしてもコストを下げなければいけない時、Shibuya Officeの電話代行サービスであれば、コスト削減を現場ではなくバックアップの方に回すことができます。

つまり、電話番として雇っている事務員を代行サービスに置き換えることで人件費が削減できるようになります。

しかも、社内における連絡をするために、たくさんの事務員を雇うというようなことも、Shibuya Officeの電話秘書サービスであればしっかり肩代わりができるのです。

課題②はこう変わる　必要な人材の待遇を上げることができる
Shibuya Officeの電話代行サービスは、一人何役もこなすことができるサービスです。

ただの電話番ではなく、電話を通した秘書のような役目から、情報の管理、また、お客様からの電話を内線のように社員一人一人に連絡を徹底する通話接続サービスも存在します。

これだけの業務をShibuya Officeの電話代行サービスでおこなえば、かなりのコストカットを実現。会社にとってかけがえのない、有益な人材にきちんとした対価を払うこともでき、また、専門以外の事務仕事などに使うということもなくなります。

課題③はこう変わる　その人手をも代行できます
連絡業務に関しては、プロに任せれば本当に多くの業務が人手無しに行えるようになります。

これまで、2～3人と連絡業務に使っていた人員は、すべてShibuya Officeの電話代行サービスに置き換えることができ、しかも、もとよりクオリティーが上がるのですから、連絡業務の遅滞はコストと共に大幅に軽減します。

そうなれば、現場の人員をしっかりと割くことができますので、時間当たりの作業数が大きく向上することになります。

メンテナンス会社様の応対事例

メンテナンス会社様の応対事例1 メンテナンス会社様の応対事例2

メンテナンス会社様の応対事例1

「東京メンテナンス株式会社でございます。」

「神奈川セールスの伊藤です。いつもお世話になっております。」

「神奈川セールスの伊藤様ですね、いつもお世話になっております。」

「増田さんいらっしゃいますか？」

「申し訳ございません。ただいま増田は外出しております。15時には戻る予定ですが、わたくしでよろしければ、ご用件を承ります。」

「わかりました。9/13に弊社ABCビルの清掃に入っていただくことになっているのですが、10F部分にちょっとした倉庫があって、その部分も追加して頂けないか確認したいのですが…」

「かしこまりました。倉庫の清掃も追加されたいとのことですね。それでは、連絡が取れ次第、折返しお電話いたしますので、念の為にお電話番号を頂いてもよろしいでしょうか？」

「はい。では携帯の方へお願いします。090-1122-3355です。」

「復唱いたします。090-1122-3355ですね。」

「はいそうです。それではお願いします。」

「かしこまりました。」

「失礼致します。」

「それでは、失礼致します。」

メンテナンス会社様の応対事例2

「JAPANメンテナンスでございます。」

「川口です。いつもお世話になっております。」

「川口様ですね、いつもお世話になっております。」

「来週、御社に製品の安全点検をお願いしておりまして、その件で確認したいことがありましてお電話いたしました。」

「製品の安全点検についてですね、かしこまりました、ただいま担当に確認いたしますので少々お待ちくださいませ。」

「はい。」

※お客様の電話を保留にして、電話秘書が担当の石田様の携帯へ電話します。

担当の石田様
「はい、石田です。」

「渋谷オフィスです。いつもお世話になっております。」

担当の石田様
「いつもお世話になっております。」

「只今、川口様より、製品の安全点検について確認したいことがあるので、お電話が入っております。」

担当の石田様
「あ、そうですか、では、こちらにつないで下さい。」

「はい、それではおつなぎ致します。」

※お客様の電話を石田様の携帯に接続いたします。（通話接続サービス）

担当の石田様
「お電話変わりました。石田です。」

「お世話になっております。川口です。じつは来週の安全点検で行われる項目に…」

電話代行を専門に25年超、12,000社以上の実績

「気転の効く会話で応対がしっかりしてる」「通話録音や通話接続サービスが重宝してる」「低価格から導入できるので助かる」等、お陰様で弊社電話代行ご契約の方々からは、沢山のメンテナンス会社様をご紹介いただきまして大変感謝しております。

６ケ月間（520時間）以上の研修を積んだ電話応対のエキスパートだけが貴所の電話秘書代行を担当いたします。また、弊社では守秘義務のリスクとなる在宅オペレーターは一人も雇用しておりませんので、秘密保持に関しましても万全な体制でございます。

渋谷オフィスの電話代行サービスなら、きっと貴所にあったプランがご予算に応じて見つかります。リーズナブルな月額料金。そして、必要とあらば多彩なオプションサービスもお選びいただけます。