世の中には信用を必要とする職業はたくさんございます。どの職業に関しても電話代行サービスの有用性があります。
特に信用の重要性が高い職業である「弁護士・法律事務所」様にとって信用は死活問題です。弊社では、多くの弁護士・法律事務所様が電話を活用した電話代行/秘書代行サービスの導入により確信的な利益を得ております。
弁護士へのお問い合わせは、依然としてメールよりも電話での問い合わせが多いのではないでしょうか。特に緊急性の高い案件や直接の相談が必要な場合、メールよりも電話で伝えたいと思うのが人間です。
しかし、個人運営の弁護士事務所にとっては、日々の電話対応を完全にこなすのはリソース面で大きな課題となります。個人運営の弁護士事務所の場合、スタッフが限られているため、電話対応に割ける人員が少ないことが一般的です。
また、弁護士自身が他の業務や裁判所への出頭、案件の資料作りなどで多忙を極めることも多く、すべての電話にリアルタイムで対応するのはまず不可能です。
さらに、電話での相談は時間がかかることがあり、その都度作業の手が止まってしまうと仕事が進みません。新たに人を雇えば良いと思うかもしれませんが、弁護士事務所の電話応対は、専門的な用語が飛び交うため、ある程度知識がないと難しいかもしれません。
何よりもコストの面で人件費をかけることは厳しいかもしれません。そこで電話代行サービスの出番です。弁護士事務所が電話代行サービスを導入することで、弁護士が抱えている電話業務の問題を解決することができます。
こちらのページでは、弁護士が電話代行を導入することで、どのような悩みや課題を解決し、どのようなメリットがあるのか？について詳しくご紹介しています。
弁護士も何かと忙しい業種です。電話業務まで一人でやっていると、弁護士の業務に支障を来すことは目に見えています。電話代行サービスを導入することで、弁護士がクライアント対応にかかる時間を削減し、重要な法務作業に集中できるようになります。
電話対応も忙しい合間にしっかりとしていたという弁護士さんは、特に電話対応の度に間違いやミスがないようにメモを取るのが大変だったと語ります。そのため仕事の合間でも気を抜くことができず、常に集中していなきゃいけない環境はストレスになっていたと。
しかし、どこかで無理が困じて電話代行サービスを導入したと言います。そのお陰で、電話業務は電話秘書にお任せし、自分はコアとなる法律関係の仕事にのみ集中できるようになりました。。
少数精鋭の弁護士事務所の場合、どうしても外出時/移動時など事務所を空けている際に、どうても電話に出ることができない時間が発生します。そのためビジネスチャンスを逃してしまう恐れがあります。
しかし電話代行サービスを利用していれば、物理的に電話に出れないタイミングに合わせて、外出中など移動中で電話対応ができない時に電話業務をアウトソーシングすることができるようになります。このためビジネスチャンスを逃す心配がなくなります。
弁護士の電話業務で、多くの個人弁護士さんが困っていたのが営業電話の対応です。ある個人の弁護士さんは、クライアントからの電話を逃すことができませんので、かかってきた電話には全て応対すると言います。
しかし出た電話が営業電話や迷惑電話だった際に、「またか ...」というようなストレスを抱くようになったと言います。忙しい弁護士にとって、営業電話程無駄な電話はありません。日によっては何度もかかってくるため、その対応に一々疲弊していたと言います。
営業電話についても、電話蛇行を利用することで、出たい電話にのみ応対できるようになりますので、営業電話とはおさらばすることが可能です！
ある法律事務所では、事務所に留守にする時間に大事な電話がかかってきてもフォローすることができるように電話代行を導入しました。これにより、弁護士が外出時やちょっと事務所を空けた時でも電話を取りこぼさず、緊急案件に迅速に対応できるようになります。
弁護士も専任の受付スタッフを雇うよりも、電話業務であれば電話代行サービスを利用した方がコストが圧倒的に削減されます。新たに人を雇う場合、人件費や教育のコストもかかりなかなかコストがかかりがちです。
しかし電話代行サービスであれば、すぐに電話応対のプロである電話秘書に電話対応をお願いすることができます。経費の面でも人を雇うよりも圧倒的な経費の削減ができます。
様々な宣伝の効果があって、法律相談の電話はたくさん受ける。 しかし、相談の電話がかかってきても、途中からなんとなくクライアントの腰が引けてきて、気が付くと実際の案件に着手するまで行かずにフェードアウトしてしまう。
こういうこと、ありませんか？
やはり同じように、法律相談はきちんとあるし、しかも相手の腰が引けている感じもない。 それどころか、先方から積極的に相談をしてくれ、お互いに信頼関係が構築されてきているように感じていたのに、では着手という所になると途端にクライアントがいなくなる。
こういうこと、ありませんか？
クライアントや係争相手との間で起こる認識の食い違い。 とくに、書類上には残っていない、いわゆる言った言わないというレベルでの食い違いというのは、確認する術がありません。そして、いつの間にか相手に不快な思いをさせ、信用や実績に響く事態になっていく...
こういうこと、ありませんか？
弁護士・法律事務所様に依頼するクライアントは、切羽詰まっていることが多いですよね。 そのせいか、頻繁に事務所や念のためにと教えてしまった個人の携帯電話に、昼夜を問わず休日だろうとお構いなしにクライアントから相談や経過報告を求める電話がかかってくる。
気がつけば、プライベートタイムの概念がなくなり、仕事に影響が出ることも...
こういうこと、ありませんか？
もともと弁護士・法律事務所という職業はハードルの高いお仕事です。となると.. 依頼をしようと相談してきたクライアントにとって、一番必要な第一印象は「誠意と親切心を感じる第一印象」になります。
平たく言えば「優しそうな感じ」や「柔らかな物腰」という雰囲気です。 切羽詰まって相談してきている相手に安心感を与え、この人にならすべてを話してもいいと思わせる第一印象。
そこに改善のポイントがある場合が多々ございます。
親密な相談ができているということは、少なくても相手に近寄りがたい印象は与えていません。しかし、同時に、クライアントにとっての弁護士・法律事務所という職業には、ある程度の実績や堅実さを感じられる「格式」というものが必要にもなってきます。
そう、親しみやすいだけでは、ただの相談相手、実際案件に着手する為には信頼できる格の高さは必須。この人になら全てを安心して任せられるという想いは、親しみやすさだけでは生まれてきません。
弁護士・法律事務所様に案件を依頼するクライアントは、往々にして冷静ではないことがあります。そして人というのはそういう時に、いつも通りの記憶力を発揮できないことはよくありますので、当たり前に記憶しているだろう出来事も記憶できていないことが多いものです。
そんな時、必要なのは、いわゆる文章に残らないやり取りの記録。 依頼者であるクライアントはもちろん係争中の相手に対しても、音声による会話の記録（通話録音）があれば決め手になります。
大きな問題を抱えているクライアントにとっては、弁護士・法律事務所様は最後の頼みの綱。なにか不安になるたびに相談したり、下手をすると不安な心を安心させるために、ただ声を聞きたいという状況にもなりえるものですよね。
そんな時、クライアントに親身になりすぎることで、ビジネスの枠を超えてしまうこともあり得るでしょう。大きな問題を抱えて不安でいるとはいえ、やはりクライアントはビジネスの相手には違いありません。
その距離感をしっかり保つ必要があります
ビジネスによる第一印象は、初めの電話応対でほぼ決まります。 そんなとき、その最初の応対を電話応対のエキスパートである電話代行サービスに任せていただければ、その第一印象は劇的に変化します。
実際の相談に至る時には、すでにクライアントに安心感を与える第一印象を与えている、ということも可能でございます。
電話代行サービスは、ある意味秘書のような仕事をしております。電話における受け答えの物腰の上品さはもちろんのこと、それだけではなく、実際弁護士の先生や相談をする人につなぐまでのプロセスにも、秘書が存在しているかのような印象を与えることができます。
ある意味、意図的な中継を伴うプロセスは、相手に「しっかりした事務所だ」という印象を与えます。 そして、そのプロセスと上品な受け答えにこそ「ハイステータス」は宿ります。
弊社電話代行サービスでは通話録音サービスをご用意しております。 これにより、弊社をご利用していただくことで、電話対応の応対内容は音声情報として記録され保持されます。
少なくとも通話録音サービスをご利用いただいた通話に関しては、その後の食い違いや齟齬が発生しづらくなります。 弊社電話代行サービスにてお受けした通話内容に関して「言った言わない」が発生することは皆無になります。
弊社電話代行サービスをご利用いただければ、プライベートタイムであっても弊社で電話の管理をすることができます。もちろん通話内容の保持や、通話接続サービスによる個人携帯や事務所電話への接続も「事前了解を得た上」でお繋ぎすることが可能です。
緊急の重要要件は通話接続サービスでお繋ぎし、そうでないものは弊社の電話秘書の段階で要件をお聞きして「お断り」や「折り返し」することもできます。その通話内容や相手の需要度によってプライベートタイムの電話の取捨選択ができ、先方と弁護士様の間に弊社を挟むことによって、適度なクライアントとの距離を保つことができるようになります。
高橋弁護士様のご要望として「午前11時～午後16時までは、事務業務に専念したいのと裁判所に出かけている場合が多いので、外部からの電話は不在応対にしてください。それ以外の午前9時～11時と午後16時～18時の電話については、事務所まで通話接続で繋いでください。」とのことです。
「高橋法律事務所でございます。」
「弁護士の渋谷と申します。」
「いつもお世話になっております。」
「いつもお世話になっております。高橋弁護士はいらっしゃいますか？」
「申し訳ございませんが只今外出しておりまして、16：00ごろ戻る予定となっております。もしよろしければご用件を伝えるように致しますが・・」
「それでは、昨日の件でお電話があったとお伝え頂ければ分かりますのでそのようにお伝え下さい。」
「かしこまりました。そのように申し伝えます。念の為にご連絡先をお願い致します。」
「03-1234-5678です。」
「復唱いたします。03-1234-5678ですね。それでは伝えるように致します。」
「よろしくお願い致します。失礼致します。」
「かしこまりました。失礼致します。」
※オペレート完了後に高橋弁護士様へご連絡。その後、高橋弁護士様が通話録音を確認
高橋弁護士様の感想：昨日の件だったらすぐに対応出来るな。戻り時間を伝えてもらえるから余裕が持てスムーズに進められるな... それに録音を聞くとオペレーターの受け答えや微妙な雰囲気も分かるので安心できるな。
「高橋法律事務所でございます。」
「東京クレジットの野坂と申します。」
「いつもお世話になっております。」
「いつもお世話になっております。渋谷たろう様の件でお電話いたしました。」
「担当弁護士は誰になっておりますでしょうか？」
「高橋先生です。」
「はい、では少々お待ちください。」
※お客様の電話を保留にして高橋弁護士様の事務所の一般回線へ電話をおかけします。
高橋弁護士様
「こんにちは高橋です。」
「渋谷オフィスです。お世話になっております。只今、東京クレジットの野坂様より高橋弁護士様宛にお電話がかかっています。」
高橋弁護士様
「あ、そうですか。では電話を繋いでください。」
「それではおつなぎ致します。」
※東京クレジット様のお電話を高橋弁護士様へおつなぎいたします（通話接続サービス）
高橋弁護士様
「お電話変わりました。高橋です。」
「お世話になっております。東京クレジットの野坂です。じつは先日の件なんですが...」
高橋弁護士様の感想：スケジュール通り電話を内線同様に繋いでくれて助かるなぁ。本当の秘書と同じ感覚だ。
「秋山法律事務所でございます。」
「渋谷花子と申します。いつもお世話になっております。」
「渋谷花子様ですね、いつもお世話になっております。」
「秋山先生いらっしゃいますか？」
「はい、少々お待ちくださいませ。」
※渋谷花子様の電話を保留にして、電話秘書が秋山弁護士様の携帯へ電話をかけます。
秋山弁護士様 「はい、秋山です。」
「渋谷オフィスです。いつもお世話になっております。只今、渋谷花子様よりお電話が入っておりますが...」
秋山弁護士様 「今、打合せ中なので30分後にかけなおしますと伝えてください。」
「はい。かしこまりました。」
※保留を解除して、渋谷花子様の電話に戻ります。
「お待たせいたしました。申し訳ございませんが只今、打合せ中でして30分後くらいに折返しご連絡すると申しておりましたので、しばらくお待ち願えますか。念の為にお電話番号を頂いてよろしいでしょうか？」
「そうですか、わかりました。電話番号は090-1234-5678です。」
「復唱いたします。090-1234-5678ですね。」
「はい。よろしくお願いいたします。」
「かしこまりました。失礼致します。」
※オペレート完了後、通話録音が入った事のご報告を秋山弁護士様宛にメール送信いたします。
秋山弁護士様の感想：本当は打合せではなかった... ちょっと私用のため手が離せなかった。でもこうやって応対内容はすぐ録音確認できるから便利だな。
※本日の森下弁護士様のスケジュールは、「朝から外出して14時頃に事務所戻り」となっておりますので、スケジュール対応をいたします。
「森下法律事務所でございます。」
「東京地裁 民事20部 書記官の加藤です。森下先生いらっしゃいますか？」
「東京地裁民事20部 書記官の加藤様ですね、いつもお世話になっております。」
「只今外出しておりまして14時頃事務所に戻る予定となっておりますので、ご用件をお伺いいたしまして戻り次第折返しご連絡いたします。」
「承知致しました。それでは、お伝え頂きたいのですが、田中様の書類をお送り頂きましてありがとうございます。その書類の件でお話がございます。とお伝え下さい。」
「かしこまりました。送っていただいた書類の件ですね、そのように申し伝えますので、失礼いたします。」
※オペレート完了後、通話録音が入った事のご報告を森下弁護士様宛にメール送信いたします。その後、森下弁護士様が録音内容を確認し要件を把握してから書記官の加藤様にお電話しました。
森下弁護士様の感想：録音での報告だと正確なのは勿論のこと、先方のニュアンスも伝わってくるので安心して折返しの電話をすることができるな。
ある弁護士事務所は、電話メモを取る時間や留守電の対応にストレスを感じていました。電話業務の問題を解決するため電話代行サービスを導入しました。これにより電話メモの時間が不要になり、無駄な電話対応の時間を無くすことができました。
ある弁護士事務所は、電話対応に費やす時間が増え、既存の顧客対応に支障が出ていたと言います。電話代行サービス導入後は、メインの弁護士業務に集中できる環境が整い、事務所内の雰囲気も改善されと話します。
また、弁護士事務所にかかってくる相談の対応も統一化することができ、新規顧客の電話対応も効率化されました。在宅勤務を行うスタッフも電話対応を気にせず業務に専念できるようになり、全体的な業務効率が向上したと話します。
「気転の効く会話で応対がしっかりしてる」「通話録音や通話接続サービスが重宝してる」「士業対応なのに低価格で助かる」等、 お陰様で弊社電話代行ご契約の先生方々からは、沢山の弁護士様をご紹介いただきまして大変感謝しております。
６ケ月間（520時間）以上の研修を積んだ電話応対のエキスパートだけが貴所の電話秘書を担当いたします。また、弊社の電話代行サービスでは守秘義務のリスクとなる外注フリーランスの在宅オペレーターは一人も雇用しておりませんので、秘密保持に関しましても万全な体制でございます。
渋谷オフィスの電話代行サービスなら、きっと貴所にあったプランがご予算に応じて見つかります。 リーズナブルな月額料金。そして、必要とあらば多彩なオプションサービスもお選びいただけます。
