2021年1月8日更新
在宅勤務の準備はできていますか？
こちらの記事ではコロナウイルスのパンデミック、感染拡大の影響を受けてテレワークや在宅勤務、ホームオフィスというような新しい働き方が必要とされていることについてご紹介します。
またオフィスワークから → 在宅勤務になってもこれまでと同じように業務を円滑に進めていけるように「電話代行サービス」の活用についてもご紹介しています。
新型コロナウイルスの感染拡大を受けて、7都府県で緊急事態宣言が実施されることになりました。2月から始まった外出自粛・営業自粛がこれまでよりもより強いものとなりました。その後、緊急事態宣言は全国に波及し 5/14 には東京と大阪を除いてロックダウンの解除が発表されました。
これからロックダウンや自粛が長期化する
上記の通り、日本でも活動の自粛が長期に渡り実施されるでしょう。有識者の声では、1年〜3年年くらい続くのではないか、という予想もあります。日本でも新型コロナウイルスの新規感染者を緩やかにキープしつつ、アフターコロナの世界でサバイブできるソーシャルディスタンスを弁えた生活や仕事、過ごし方を今一度見直す必要があります。つまり事業者の方は、できるだけ早く在宅勤務・テレワーク、リモートワークのできる体制・環境作りをすることが急務となります。
現に日本も2021年1月8日より2/8まで、1都3県にて緊急事態宣言が再び発令されました。今回は東京都内で感染者が2,000人を超えての発令となり、コロナウイルスの特徴として寒い時期に感染しやすいということ、ヒトヒト感染を繰り返すうちに新種の更に感染力の高いウイルスが現れるなど今後も当分はコロナウイルスの脅威から逃れることはできないのではないでしょうか。
ファイザー/バイオンテック、モデルナのワクチンが承認されましたが、2020年の年末にイギリスや南アフリカで見つかった、新種の感染力の高いコロナウイルスが爆発的な感染を巻き起こしていることを考慮してもコロナ前の世界に戻れるとは考えにくいように思えます。とにかく今はコロナ禍に適応した働き方のスタイル = テレワークへのシフトが急務となっています。
個人事業主、中小企業、大手企業でも在宅勤務に対応させる必要があります
アフターコロナの世界で事業を続けるには、アフターコロナの世界に合わせる必要があります。業種にもよりますが先ずは在宅勤務・テレワークができる環境を整えましょう。
その第一歩となるのが、自社の電話応対・電話窓口を外注する → 電話代行会社を利用することをお勧めしております。「電話応対を外注する？」とクエスチョンマークの方もいるかと思いますが、自社の電話応対は電話代行会社にアウトソーシングすることができます。
在宅勤務時の電話代行活用事例
ようやく本題となりますが、新型コロナウイルスの影響により、在宅勤務・テレワークが必要とされる、個人事業主、中小企業、大企業における電話代行サービスの活用事例をご紹介いたします。
こちらで紹介しますのは、こんな使い方もできますよ、という事例ですので、会社様の用途に合わせてご参考下さいますようお願い致します。
・一人で事業を行う個人事業主のケース
個人事業主でWEBデザイナーをしているAさんの場合、
電話やメールのお問合せ、本業であるWEBサイトのコーディング、既存顧客のフォローなど、全てのワークフローを一人で行っているため、仕事を効率良く回していく必要があります。
しかし、仕事に集中しているとき、仕事が忙しい時などに電話がかかってくると、作業を一時停止する必要があり次第にフラストレーションが溜まってしまい精神衛生上望ましくないでしょう。
仮に電話に出ないこともできますが、新しい仕事の依頼などチャンスを逃してしまう可能性もあります。こんな時こそ電話代行会社の出番です。電話応対をアウトソーシングすることで、仕事に余裕を持って取り込むことができる環境を手に入れましょう。
＜電話秘書による解説＞
電話秘書個人事業主のWEBデザイナーさんの場合は、まずは弊社格安の電話代行サービス 月3,000円 (20コール) からご利用できる 「スタートプラン」をお考え下さい。起業したばかりなど、電話がそれほどかかってこない方へ向けたプランですが、 電話代行初心者の方にもお安くご利用頂けます。とにかくまずは電話代行サービスを試してみたいというお客様は、 「無料のお試しトライアル」をご利用下さい。
・レストランの経営者で、一時的なオペレーションとして電話代行を利用するケース
Aさんは都内でレストラン経営しています。今回コロナウイルスの影響を受け出された緊急事態宣言を受けて、仕方なく2週間〜1ヵ月間お店を閉めることにしました。
あくまでも一時的にお店を閉めるだけですが、その間の電話応対をどうするか？頭を痛めていました。そこで電話応対を電話代行会社に依頼することにしました。
レストラン経営者Aさんの応対例は、
・レストラン営業時間の電話応対 (取引先やお客様からの応対対応)
・営業時間外のアナウンス応対
上記のようにレストランの営業時間中は、電話秘書がお客様やクライアント様からのお電話に応対し、時間外は「時間外アナウンス」という機能を使用すること応対することができます。この間Aさんは、安心して他の作業や今動かなければいけない重要な業務にリソースを向けることができます。
＜時間外アナウンスとは？＞
電話秘書営業時間外などには、以下のような時間外アナウンスを設定することができます
「お電話ありがとうございます。本日の営業は終了致しました、大変恐れ入りますが、 平日 10:00〜18:00 時の営業時間内にお電話をおかけ直し下さいますようお願い致します」
※「電話代行の時間外アナウンスの例文」についてはこちらの記事もご参照下さい。
・中小企業の清掃会社で働くBさんのケース
清掃会社の代表を務めるBさんは、事務スタッフが辞めてしまうたびに一から仕事 (電話応対を含む) を教えることに疲れてしまい、人を雇わずに事務仕事を外注できないか？と考え、電話代行サービスの利用を開始しました。
電話代行会社に外注することで、アフターコロナなど有事の際でも自社スタッフを出社させることなく、業務をスマートに進められるメリットがあります。
利用前はパートのスタッフに電話応対を任せており、パートのスタッフが判断できない時はいつもBさんが電話応対を受けており、自分の仕事がなかなか進まないことに苛立っていました。
今ではプロの電話秘書が、自社のマニュアル通りに応対してくれているため安心して自分の仕事に取組むことができています。
＜電話秘書による解説＞
電話秘書清掃会社Bさんのように、社員一人に任せていた電話応対を電話応対でアウトソーシングします場合は、かかってきますコール数を 考慮頂き、弊社の月9,000円 (100コール) からご利用頂けます「スタンダードプラン」をお勧め致します。
こちらのプランですと「担当者別スケジュール対応」、「転送電話サービス」もカバーし、社員一人分の仕事量をこなすようなイメージでお使い頂けます。
・大手企業でとある部門で働くCさんのケース
Cさんは大手企業企画部門のプロデューサーとして活躍しています。プロデューサーとして立場から、各部門の担当者をまとめプロジェクト単位で仕事を回しています。
今回の新型コロナウイルスの感染拡大を受け、全てのスタッフが在宅勤務となったことから自社のオペレーション部門で受けていた電話応対を受けられなくなってしまうため頭を抱えていました。
そこで電話応対を電話代行会社に依頼し、スタッフが在宅勤務に切り替わっても事業を継続できるようしたのです。電話秘書と電話やメールで応対内容を打合せし、万全の体制を整えたのです。
＜電話秘書による解説＞
電話秘書Cさんの場合は、ある部門で開発している商品のカスタマーサービス (お問合せ) 等の応対をお願いしたいとのことでした。商品の特性や お問合せ内容を綿密にお電話やメールで打合せさせて頂き、応対内容のマニュアルを作成致します。ある一定のこちらではお答えできない 回答につきまして、担当者にお繋ぎする (転送電話) という形でご利用頂いております。
電話代行会社やプランを、どのように選ぶか？
新型コロナウイルスの影響を受けて、初めて電話代行サービスを利用してみよう！事務機能の一部をアウトソーシングしよう！など初めて電話代行を利用をお考えのお客様には、果たしてどのような基準で、どのように電話代行会社やプランを選んだら良いかわからない ... という声を聞くことがございます。
渋谷オフィスではそんなお客様に向けて「自分にあったプランの選び方、電話代行サービスの選び方。」というページをご用意しております。こちらのページでは主に、自分にあったプランの選び方についてご説明していますが、電話代行会社を比べる際に非常に大事なポイントも押させておりますのでご活用下さい。
テレワーク時の代表電話管理にお困りではありませんか？
実際にテレワーク、在宅勤務体制にシフトしていて、代表電話の管理にお困りではありませんか？そんな時も是非電話代行サービスをご利用下さい。「代表電話の電話応対は、誰が対応して管理すればいいのか？」 という問題を解決致します。
テレワーク中のスタッフがコアな仕事に集中できるように、会社の電話窓口や 代表電話の窓口を電話代行会社にアウトソーシングすることで、テレワーク環境でも円滑に機能する環境を手に入れましょう。
渋谷オフィスでは「テレワーク導入～代表電話の電話応対の課題と解決方法」についての特設ページにて、テレワーク導入の際に発生する代表電話の転送先・電話応対などの問題を解決についてご紹介しています。
コロナ後も原則、在宅勤務を永続化する流れも
国内外でロックダウンが続く 5/13 には、米Twitter社が、新型コロナウイルスの感染拡大に伴う在宅勤務・テレワークについて、希望者には "永久に" に在宅勤務を続けられるようにすると発表しました。
これは長期化するアフターコロナの世界で、働き方の大きな転換点を迎えていることを意味しているのではないでしょうか。米Twitter社は、在宅勤務を本格的に働き方の選択肢として導入する取り組みであり、米主要IT企業では初めての試みです。
他にも米大手の Amazon、Facebook、Google といった米のIT企業は、2020年後半まで在宅勤務を認める方針を示しています。このようにIT企業・会社など、PCを使用して業務を行う人たちは、製造業などと異なりテレワーク・在宅勤務を導入しやすくなっています。
PCを使う環境 (ネット回線、作業スペースなど) が整っていれば、どこからでも仕事ができることはアフターコロナの世界では強みとなっている。しかし、私たちが生活していく上で、製造業や生産者の仕事は欠かすことができないことは覚えておく必要があります。
このニュースが出てから数日後には、国内でもドワンゴが新型コロナウイルスの収束後も全社員約1000人を原則として在宅勤務とする方針を固めたことが報じられた。ドワンゴは2020年2月から在宅勤務を始めたが、通勤時間の不要などで生産性が高まっていることも判断材料となったという。
このように国内の中小企業でも、働き方の急激な変化は今後も一層続くことが予想されます。企業や会社がコロナ後もテレワーク、在宅勤務、リモートワークを取り入れる流れは以下のような社員の QOL (クオリティ・オブ・ライフ) の向上による、仕事をする意欲の向上、生産性の向上など会社と社員それぞれの立場から見てても win win の関係で成り立つことが明らかになっています。
在宅勤務で社員の QOL (クオリティ・オブ・ライフ) は上がる？
在宅勤務が本格的に導入され、ある大手の会計士さんに在宅勤務について伺ったところ以下のような回答を頂きました、重要なポイントを掻い摘んでご紹介します。
「うちの会社は3月下旬からテレワーク・在宅勤務が開始されました。今までオフィスに通勤して勤務していましたので、最初は戸惑いもありましたが、最初の1週間が過ぎた段階でほぼストレスを感じていないことに気づきました。
まず何と言っても朝の通勤がないことです、日本は世界的に見ても通勤ラッシュが酷いので、まずこれがないことだけで朝から爽やかな気持ちで仕事に臨めます。起きて顔を洗って仕事モードに切り替えたらすぐに作業に取りかかることができ、無駄な時間がないのも大変気に入っています。
デメリットと言いますか、テレワーク・在宅勤務を行ってみて不便だなと感じた点はやはり同僚や上司とのコミュニケーションでしょうか。社内ではチャットツールなどで普段から連絡を取り合っていますが、面と向かって話す相手がいないというのはちょっと寂しいですね。
また社員によっては、自分で計画的に仕事ができず成果を上げなければ！という気持ちだけが空回りしてしまっている人もいるので、一概にテレワーク・在宅勤務の方が良いとは言えませんが、コロナ禍では仕方がないですね。
私生活については確実にクオリティ・オブ・ライフは上がりましたね。ストレスがないこと、時間に余裕が生まれたことは非常に大きいと思います。現在私はお付き合いしている女性と、近いうちに同棲しようと約束していたのですが、会社がこのままテレワーク・在宅勤務を推奨する場合、住む場所も都心ではなく郊外で良いよね、という話をしています。
ビフォアコロナの時は、ちょっと高くても仕方なく都心の駅近物件を探していましたが、通勤が必要ないとなれば (といっても月に数回はオフィスに顔を出す機会があるのかもしれません)、わざわざ高い物件を探す必要はなく、郊外の少しのんびりしたエリアで住居費なども抑えることができ、将来への投資にもなると考えています。」
こちらの会計士さんが話てくれたように、ほとんどのテレワーカーさんにとっては、上記のようにストレスの軽減、時間的な自由を得ることができており、クオリティ・オブ・ライフや幸福度の向上が報告されています。また家族のいる家庭では、家族との団欒や これまで仕事が忙しく育児参加ができなかった方にとっては良い機会となるのではないでしょうか。
まとめ
このように個人事業主、中小企業、大企業の事業者さまが、在宅勤務・テレワークに切り替わっても、事業を円滑に行えるように電話代行会社は歯車となり事業主様をお支え致します。
これから在宅勤務・テレワークやリモートワークの長期化、または永続化が見込まれています。是非早い段階で在宅勤務、テレワークで事業を行えるように、電話代行サービスをご利用下さい。
弊社、渋谷オフィスの電話代行サービス
渋谷オフィスの電話代行サービスは、月3,000円 (月/20コール) のスタートプランから利用することができます。月のコール数が20コールですので、ユーザーは "起業したばかりで電話がそれほどかかってこない方" など、新型コロナウイルスの影響により、在宅勤務・テレワークの移行に伴い、会社の電話応対を外注したいという方には利用しやすいリーズナブルな設定となっております。
渋谷オフィスの電話代行プランは、格安のスタートプラン〜豪華なエグゼクティブ・プランまで豊富な5つのプランを用意してございます。上記のスタートプランではコール数が足りない場合は、一つ上のプランで "１日平均２回ぐらい電話がかかってくる方" を目安とした、月5,000円 (月/40コール) のエコノミープラン をご検討下さい。
このようにユーザーに合わせたプランを用意してございますので、在宅勤務・テレワークへの移行に伴い、電話代行サービスのご利用を検討されていますお客様は「プラン一覧表」よりご確認下さいますようお願い致します。
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