電話代行の応対事例集

話秘書代行で行われる電話応対の一例をご紹介いたします

電話秘書代行では、オペレーターはどのような感じで電話応対をしているのでしょうか・・とても気になるところだと思います。ここですべてをご説明することはできませんが、一例をご覧いただくことで、少しでも電話代行の雰囲気をお伝えできたらと思います。

弊社のオペレーターは、きめ細かく質の高い秘書代行と評判をいただいております。「笑顔のある声」をモットーに精一杯のサポートをさせていただきます。

通常の応対例

  • 「はい。東京株式会社でございます」

  • 「神奈川工業の加藤と申します」

  • 「いつもお世話になっております」

  • 「前田様いらっしゃいますか?」

  • 「只今、外出しておりますので、よろしければ折り返しご連絡するように 伝えますが・・」

  • 「じゃあ、お電話頂くようにお願いします」

  • 「かしこまりました。念の為にお電話番号を頂いてよろしいでしょうか」

  • 「はい。03-1234-5678です」

  • 「03-1234-5678ですね。ありがとうございます。それでは、連絡が取れ次第ご連絡するように致しますので・・失礼致します」

ワンポイントアドバイス

弊社の電話秘書代行サービスでは、お客様とオペレーターの電話内容をすべて録音しております。契約者様はいつでも何回でも録音内容を確認して、ビジネスに役立てることができます。

録音された生の声ですので、社名や電話番号の聞き取り間違えもなく、お客様の雰囲気やオペレーターの様子まで手に取るようにわかります。

スケジュール対応の応対例 (出張編)

事前に福岡株式会社 契約者の田中様より 海外出張に 3/10~3/19 まで行っているとご連絡を頂いていた場合。

  • 「はい。福岡株式会社でございます」

  • 「名古屋工業の佐藤と申しますが田中様いらっしゃいますか?」

  • 「いつもお世話になっております。恐れ入りますが、3/19まで海外へ出張に行っておりますので3/20以降の折り返しとはなりますがご連絡するように致します」

  • 「3/20以降だとちょっと遅いんですよね・・・至急連絡は取れませんか?」

  • 「それでは、こちらからも連絡が取れ次第伝えるように致しますが、大変恐れ入りますが、田中のメールアドレスをご案内致しますのでメールを入れて頂くことは可能でしょうか?」

  • 「了解です。それではメールアドレスを教えてください」

  • 「かしこまりました、tanaka@fukuoka.co.jp となりまして、fukuoka は弊社の社名の福岡となりましてティエイエヌエイケイエイ、アットマーク、エフユーケイユーオーケイエイ、ドット、シーオー、ドット、ジェイピィとなります」

  • 「ティエイエヌエイケイエイ、アットマーク、エフユーケイユーオーケイエイ、ドット、シーオー、ドット、ジェイピィですね?」

  • 「はい、そうです。念の為にお電話番号を頂いてよろしいでしょうか?」

  • 「052-1234-5678です

  • 「052-1234-5678ですね。ありがとうございます。それでは、連絡取れ次第、こちらからも伝えるように致しますので・・失礼致します」

伝言対応の応対例

事前に福岡株式会社 契約者の田中様より伝言をお預かりしていた場合。 伝言内容⇒名古屋工業の佐藤様より電話があったら、本日15時ごろ書類をFAX致しますと伝えて下さい。

  • 「はい。福岡株式会社でございます」

  • 「名古屋工業の佐藤ですが田中様いらっしゃいますか?」

  • 「いつもお世話になっております。只今、田中は外出しておりますが、伝言がございまして、本日、15時頃書類をFAX致しますと申しておりました」

  • 「あっそうですかぁ。それでは、お待ちしておりますとお伝えください」

  • 「かしこまりました。そのように伝えますので・・ありがとうございました」

  • 「失礼致します」

  • 「失礼致します」

  • 「はい。北海道株式会社でございます」

  • 「大阪商店の佐藤と申します。いつもお世話になっております」

  • 「いつもお世話になっております」

  • 「ABC部品の資料を送って頂きたいのですが・・」

  • 「ありがとうございます。それでは資料をお送りいたしますので、郵便番号からご住所を頂いてよろしいでしょうか」

  • 「はい。郵便番号541-0052 大阪市中央区安土町・・・」

  • 「それでは、念の為にお電話番号を頂いてよろしいでしょうか」

  • 「06-1234-5678です」

  • 「かしこまりました。復唱いたします。郵便番号541-0052、大阪市中央区安土町・・・ですね?よろしいでしょうか?」

  • 「はい」

  • 「お電話番号が06-1234-5678ですね?」

  • 「はい」

  • 「大阪商店の佐藤様ですね。佐藤様の漢字はにんべんに、ひだりの、さ、に草冠のふじの花のふじでよろしいでしょうか?」

  • 「はい。そうです。よろしくお願い致します」

  • 「かしこまりました。それでは資料をお送りするように致しますので、お電話ありがとうございました。失礼致します」

  • 「失礼致します」

通話接続した際の応対例

  • 「はい。福岡株式会社でございます」

  • 「大阪商店の佐藤と申します。いつもお世話になっております」

  • 「いつもお世話になっております」

  • 「田中様いらっしゃいますか?」

  • 「少々お待ちください」

  • 保留音流れ中♪
    -- 契約者の田中様の携帯へ電話を接続中 -- お客様保留中♪

  • 「はい。田中です」

  • 「渋谷オフィスです。いつもお世話になっております。大阪商店の佐藤様よりお電話が入っておりますがいかがなさいますか?」

  • 「それでは、つないでください」

  • 「かしこまりました。おつなぎします」

  • -- ここで、契約者の田中様にお電話を接続したのでオペレーター応対はここで終わりです --
    -- 接続後、契約者の田中様とお客様の佐藤様が通話しております。 --

  • 「お電話代わりました。田中です」

  • 「あ、先日はお世話になりました。大阪商店の佐藤です」

通話接続した際の代行例 その2

  • 「はい。福岡株式会社でございます。」

  • 「大阪商店の佐藤です。いつもお世話になっております」

  • 「いつもお世話になっております」

  • 「田中様いらっしゃいますか?」

  • 「少々お待ちください」

  • 保留音流れ中♪
    -- 契約者の田中様の会社へ電話を接続中 -- お客様保留中♪

  • 「はい。福岡株式会社です」

  • 「渋谷オフィスです。いつもお世話になっております。田中様いらっしゃいますか?」

  • 「はい。田中です」

  • 「大阪商店の佐藤様よりお電話が入っておりますが・・」

  • 「あー、今打合せ中なので後でかけるって言っておいてくれる?」

  • 「かしこまりました。そのようにお伝えします。失礼致します」

  • -- 契約者の田中様とのお電話を切りました。保留中の大阪商店の佐藤様の電話に戻ります --

  • 「お待たせいたしました。只今、田中が打合せ中ですので終わり次第ご連絡するように致しますので念の為にお電話番号を頂いてよろしいでしょうか?」

  • 「はい。わかりました。それではお願いします。06-1234-5678です」

  • 「06-1234-5678ですね。それでは伝えるように致しますので・・失礼致します」

  • 「失礼致します」

商品受注応対例 1 (プレミム・サービス)

プレミアムプランなら商品受注も可能です。取り扱い商品の数量、種類についての詳細はお問合せください。

  • 「はい。福岡式会社でございます」

  • 「大阪商店の佐藤ですが、ABC商品を1つ欲しいのですが・・・」

  • 「ありがとうございます。ABC商品をお1つですね?」

  • 「はい」

  • 「それでは、お送り先のご住所を郵便番号からお願い致します」

  • 「郵便番号541-0052 大阪市中央区安土町・・・です」

  • 「ありがとうございます。それでは、お電話番号をお願い致します」

  • 「06-1234-5678です」

  • 「それでは復唱いたします。郵便番号541-0052、大阪市中央区安土町・・・ですね?よろしいでしょうか?」

  • 「はい」

  • 「お電話番号が06-1234-5678ですね?」

  • 「はい」

  • 「大阪商店の佐藤様ですね。佐藤様の漢字はにんべんに、ひだりの、さ、に草冠のふじの花のふじでよろしいでしょうか?」

  • 「はい。そうです」

  • 「商品はABC商品をお1つですね?」

  • 「はい。そうです。それでOKです」

  • 「かしこまりました。ご注文ありがとうございました。失礼致します」

  • 「よろしくお願い致します。失礼致します」

  • 「確認いたしますので少々お待ちください」

  • -- 契約者の田中様の携帯へ電話を接続中 -- お客様保留中♪

  • 「はい。田中です」

  • 「渋谷オフィスです。いつもお世話になっております。只今、ABC商品のご注文のお電話が入っておりまして、その商品にCDEと言う部品が付いているかどうかご質問ですが・・」

  • 「あーそれは、付いてますと言っておいて下さい」

  • 「かしこまりました。そのように伝えます。ありがとうございました。失礼致します」

  • -- 契約者の田中様とのお電話を切りました。保留中の大阪商店の佐藤様の電話に戻ります --

  • 「お待たせいたしました。只今、確認いたしましたところ、CDE部品は付いているとの事ですので・・」

  • 「あぁ~そうですか・・わかりました。それでは注文でお願いします」

  • 「かしこまりました。ご注文ありがとうございました。失礼致します」

  • 「よろしくお願い致します。失礼致します」

  • 「はい。株式会社 名古屋でございます」

  • 「伊藤と申しまして、求人誌を見て応募をしたくお電話を致しました。人事ご担当者様お願いします」

  • 「ありがとうございます。只今、人事担当が外出しておりまして、後ほど折り返しお電話を致しますので、お名前をフルネームで頂けますでしょうか。」

  • 「かしこまりました。お願いします。わたくし伊藤太郎と申します」

  • 「ご連絡先のお電話番号をお願い致します」

  • 「090-1234-5678です」

  • 「失礼ですがお歳はおいくつでしょうか?」

  • 「24歳です」

  • 「お住まいの地域はどちらになりますか?」

  • 「名古屋市西区です」

  • 「では復唱いたします。伊藤太郎様でお電話番号が090-1234-5678、24歳ですね。お住まいが名古屋市西区ですね。ありがとうございました。それでは、後ほど担当者よりご連絡いたしますのでしばらくお待ち願います」

  • 「よろしくお願い致します。失礼致します」

求人応募の応対例 2 (プレミム・サービス)

  • 「はい。株式会社 名古屋でございます」

  • 「小林と申しまして、求人誌を見て応募をしたくお電話を致しました。人事ご担当者様お願いします。」

  • 「ありがとうございます。少々お待ちください」

  • 保留音流れ中♪
    -- 契約者の田中様の会社へ電話を接続中 -- お客様保留中♪

  • 「はい。株式会社 名古屋です」

  • 「渋谷オフィスです。いつもお世話になっております。田中様いらっしゃいますか?」

  • 「いつもお世話になっております。はい、田中です」

  • 「只今、求人誌を見て応募のお電話で小林様よりお電話が入っております。 」

  • 「そしたら、申し訳ないんだけど、履歴書を会社に送ってもらうように伝えてくれる?一応、電話番号と年齢を聞いておいてくれますか?」

  • 「かしこまりました。そのように致します。失礼致します」

  • 「よろしくお願いします。失礼致します」

  • -- 契約者の田中様とのお電話を切りました。保留中の小林様の電話に戻ります --

  • 「大変お待たせいたしました。それでは、お手数ですが履歴書を弊社にお送りいただいてもよろしいでしょうか」

  • 「はい。かしこまりました。住所は求人誌に載っている名古屋市西区の住所でよろしいですか?」

  • 「はい。そちらの住所へお願い致します」

  • 「はい。かしこまりました」

  • 「念の為に小林様のお名前フルネームとお電話番号を頂けますか?」

  • 「はい。小林一郎です。電話番号は090-1234-5678です」

  • 「失礼ですがお歳はおいくつですか?」

  • 「25歳です」

  • 「それでは、復唱いたします。小林一郎様でお電話番号が090-1234-5678ですね。お歳は25歳ですね」

  • 「はい、そうです」

  • 「ありがとうございます。それでは履歴書お待ちしておりますのでよろしくお願い致します」

  • 「はい。かしこまりました。失礼致します」

  • 「失礼致します」

求人面接予約の応対例 (プレミム・サービス)

  • 「はい。大阪株式会社でございます」

  • 「佐藤と申しまして、求人誌を見て応募をしたくお電話を致しました。人事ご担当者様お願いします」

  • 「ありがとうございます。ご応募の件でしたらこのお電話で承ります」

  • 「はい、お願い致します」

  • 「それでは、お名前をフルネームでお願い致します」

  • 「佐藤太郎です」

  • 「念の為にお電話番号もお願い致します。」

  • 「090-1234-5678です」

  • 「失礼ですがお歳はおいくつですか?」

  • 「28歳です」

  • 「佐藤太郎様で090-1234-5678ですね。お歳は28歳ですね」

  • 「はい、そうです」

  • 「面接ですが、5/25 (月) ~5/28 (木) の13時~18時まで30分間隔で行っておりますが、何日の何時がよろしいでしょうか?」

  • 「そうですねぇ・・・それでは、5/25 (月) 13時でお願い出来ますか?」

  • 「はい。5/25(月)13時でご予約出来ますので」

  • 「それでは、その日時でお願い致します」

  • 「かしこまりました。それではお待ちしておりますので」

  • 「はい。よろしくお願い致します。失礼致します」

  • 「失礼致します。」

セミナー予約の応対例 1 (プレミム・サービス)

  • 「はい。大阪株式会社でございます」

  • 「佐藤と申します。5/25のセミナーの予約をお願いしたいのですが、まだ予約出来ますか?」

  • 「ありがとうございます。5/25のセミナーですね。まだ、ご予約出来ますので佐藤様のお名前フルーネーム頂いてよろしいでしょうか?」

  • 「佐藤太一です」

  • 「漢字はどのように書かれますか?」

  • 「にんべんに左に「さ」に草冠の藤です。太一は太いと言う字に漢数字の一です」

  • 「ありがとうございます。それでは、お電話番号をお願いします」

  • 「090-1234-5678です」

  • 「復唱いたします。佐藤太一様で090-1234-5678ですね?」

  • 「はい。そうです。お支払いはどのようになりますか?」

  • 「お支払いは当日会場で受付時にお支払い願います。金額は1万円です」

  • 「はい。かしこまりました。それでは、当日よろしくお願い致します」

  • 「こちらこそ、どうぞよろしくお願い致します。お電話ありがとうございました」

セミナー予約の応対例 2 (プレミム・サービス)

  • 「はい。大阪株式会社でございます」

  • 「佐藤と申します。5/25のセミナーの予約をお願いしたいのですが、まだ予約出来ますか?」

  • 「ありがとうございます。5/25のセミナーですね。まだ、ご予約出来ますが、只今、担当者にお電話を代わりますので少々お待ちください」

  • 「はい。お願いします」

  • 保留流れ中♪
    -- 契約者の田中様の会社へ電話を接続中 -- お客様保留中♪

  • 「はい。大阪株式会社です」

  • 「渋谷オフィスです。いつもお世話になっております。田中様いらっしゃいますか?」

  • 保留流れ中♪
    -- 契約者の田中様の会社へ電話を接続中 -- お客様保留中♪

  • 「いつもお世話になっております。はい。田中です」

  • 「只今、5/25のセミナーのご予約のお電話が入っておりますがいかがなさいますか?」

  • 「それじゃぁ、こっちで出ますのでつないでください」

  • 「かしこまりました。おつなぎします」

  • -- ここで、契約者の田中様にお電話を接続したのでオペレーター応対はここで終わりです --
    -- 契約者の田中様とお客様の佐藤様が通話しております。--

  • 「お電話代わりました。田中と申します。5/25のセミナーのご予約ですね」

  • 「はい。そうです」

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