電話代行とは?

電話代行とは、貴社の社員の代わりにオペレーターが電話の応対をする代行サービス業のことをいいます。

代行サービスを導入されている契約者様の主な目的としましては、高感度アップ、不在時の対応、仕事効率化、本業に集中するため、経費削減ということになります。


【1】貴社で所有している電話番号を使用して電話代行を導入する場合

NTTのボイスワープという機能を使用して貴社に着信した電話を弊社へ自動転送いたします。ボイスワープのご利用はNTTで簡単にご契約することができます。





ボイスワープ転送


お客様 貴社 渋谷オフィスの秘書代行
オペレーター
契約者様

【2】貴社で電話番号を所有しないで電話代行を導入する場合

貴社で電話番号を所有していない場合、または所有していたとしても他の番号を必要とする場合は、弊社で貴社専用の番号を無料でお貸しいたします。

この場合、ボイスワープは不要となりますから毎月のボイスワープ料金を削減できます。また、番号維持費(基本料金)も不要となりますから、その分経費も削減することができます。





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渋谷オフィスの姿勢と電話代行への取り組み方

私たちが目指している電話代行・秘書代行サービスとは?


 いい電話応対は、いい企業文化から、生まれます。

もし、あなたの会社の電話応対が思うようにいかないとしても、決してそれはあなたや社員のせいではありません。評判を呼ぶほどの電話応対を手に入れるためには、電話応対に特化した「人」と「企業文化」が必要だからです。

弊社は電話応対に特化した電話代行の専門会社ですが、今の電話応対まで成長し構築するのに試行錯誤しながら20年以上かかりました。


いい人は見つかるまで見つける

企業は人なりと云われますが、それはまったくそのとおりであって、最初の難関はリクルートにあります。“どんな人と働くか” それは、これから働く人にとって、受入れる人(会社)にとって、とても重要なことであります。

求人募集を出稿して、電話応対の適性がある新人さんを探し出すだけでも15人に1人ぐらいの割合です。それに加え、企業文化との相性、性格、PCスキル、健康状態などの要素を加味しながら吟味していきますと、30人の面接をしても一人も雇用できなかった、ということも度々あります。


やがて、経験に変わるもの。

さて、そのように意外にも狭き門を通過して、晴れて新人さんが入社しますと研修期間があります。弊社の研修期間は6ヶ月間という長い期間になります。

まず、大概の新人さんは電話の会話になりますと声が前に出てきません。電話秘書たる第一歩目ですが、最初に聞き取りやすい声を出すだけでも約1ヶ月かかってしまうことがあります。

弊社の電話代行サービスには通話録音サービスという機能があります。お客様と電話秘書の応対内容のすべてを録音して、包み隠さず契約者様に聞いていただいております。

研修当初の新人さんは、ほぼ全員と言っていいほど自分の声が録音されると緊張してしまい声がうわずってしまいます。録音に慣れてくれると個人差こそありますが意識しないで自然な声になります。


私たちがあなたにできること。

なぜ、そのようなリスクやコストを抱えてまで通話内容を録音するのでしょう?
もちろんリスクやコストを上回る大きなメリットがあるからに他なりません。

通話内容を録音することで、契約者様には表面的な情報や当たり障りのないことばかりだけでなく、お客様の本音はどのように思っていらっしゃるのか?本当によく伝わってきます。

些細なやり取りでも聞き逃さないことが、契約者様のビジネスチャンスを広げるために必要と考え、25年以上前に通話録音サービスを搭載した独自CTIシステムを構想して開発いたしました。それが契約者様のビジネスチャンスの拡大に必要であると信じていたからです。

通話録音サービスには、弊社の電話代行を使う人だけが感じることができる、電話応対の一つの本質が詰まっています。通話録音のメリットはこちら >


研修中にできたことは、必ず勝負所で実現できる。

そして、研修当初は理念と行動指針を具体化して共有いたします。

*一つひとつの会話に笑声(笑顔のある声)がある。
*会話には機転を利かせることが必要。
*会話を通して信頼関係を得る。

さらに、この時期には教材にのっていない電話応対の基本スキルと心構えについても触れていきます。電話秘書の本当の仕事とはマニュアル通りに電話を受けることではありません。

人は、聞くことと、話すことで、会話をしています。

まずは、聞く、話すをきちんと意識できないでいると正しい方向に会話が進まず、
知らぬ間に意思疎通で齟齬が生じたり、無駄に会話が長引いたりします。

その上で笑声の心を磨いて、電話応対のスキルを持って、電話秘書は本当の会話をつくりあげます。


完璧な電話応対と、心動かす電話応対は、違う。

表面的な敬語ばかりでつくりあげた即席な電話応対は見透かされてしまい、ただの事務作業をこなしている印象にすぎません。一方で、敬語はもちろんのこと丁寧な言葉が自然に湧き出るまで経験を積んだ上で、笑声と機転が効く電話応対は本当にその会社のためになりたいからです。

電話ではお相手の姿形を見ることはできませんが、じつはボディランゲージやアイコンタクトまで使った方が良いと弊社は考えております。心がこもっている証拠だからです。


やはり、始めに電話応対ありき。

私たちは、笑声の電話応対が増えると、本気で日本のビジネスは変わると考えています。
いちばん最初の企業ステータスとは、会社の顔ともいえる電話応対で決まります。話し手の笑声とトークがその会社の印象を100%決めてしまうことに違いないからです。

このように紆余曲折しながらも、6ヶ月間の研修期間で醸成され一人前の電話秘書の誕生となります。


私たちは、目的があるから一生懸命になれる。

弊社では電話代行の信頼性、専門知識、最先端技術を兼ね備え、電話応対に必要なすべてをお任せ頂けるサービスをご用意しております。また、契約者様の規模にかかわらず、すべてのお客様に細心の注意を払い、きめ細かい電話代行業務を心掛けております。契約者様のビジネススタイルに合わせて、真に高品質な電話代行サービスをリーズナブルな価格にてご提供しております。

おかげさまで笑声のある機転の利く電話応対、的確で親しみが持てるヘルプデスクは業界でも最高水準とお褒めの言葉をいただいております。スタッフ一同、日々の仕事において大変励みになっております。 お客様の声をみる >

弊社は私たちだけでなく、電話秘書業界全体のサービスクオリティが信頼され、真にお役立ていただけることを願っております。だからこそ、私たちに課せられた使命の重さを実感して、今後とも頑張って参りますのでどうぞよろしくお願い申し上げます。



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