電話代行のチャット連絡サービス
チャットツール（Slack、LINE、Chatwork）でも応対内容をご連絡致します。
チャット連絡・通知に対応した電話代行会社の比較
2020年のパンデミック以降、多くの企業や会社がテレワーク・在宅勤務になったことで電話代行サービスを導入する企業が増加しました。特に、顧客やクライアントから受けた電話内容をチャットアプリ（Slack、Chatwork、LINEなど）で社内に通知し共有する使い方が人気です。
このような電話代行サービスを提供する会社には、大きく2つのタイプがあります。一つ目は、IT企業やスタートアップに特化したサービスです。これらはシステマチックな対応が特徴です。二つ目は、中小企業向けで、電話応対とチャット通知のカスタマイズが可能なサービスです。これら2つのサービスはどのように異なるのか、サービス内容を比較してみることで違いを理解しましょう。
・IT企業やスタートアップに特化した電話代行サービス
・中小企業に特化した電話代行サービス
2つのチャット通知に対応した電話代行サービス会社の違いとは？
IT企業に人気のA社のケース
まず一つが、多くのIT企業で利用されているAという電話代行サービスを提供している会社です。とにかくシンプルなサービス設計が人気を集めており、Slack、Chatwork、Teams、LINE、Google Chat、LINE WORKS と多数のチャットアプリに対応しています。
ただし、そのシンプルさの裏側には、電話対応・電話応対が「不在応対のみ」という限定的なサービスになっている点があります。
A社の場合、電話応対は全てが不在応対となり、実際の応対例は「現在担当者が不在にしておりますので、折返しのご連絡となります。ご用件をお伺いしてお伝え致します」というような対応になります。
つまり電話をかけても「不在応対」となり、電話の取次ぎもできませんので、お客様やクライアントの要件を伺い電話を切ることになります。このような電話応対が続くことで、顧客は不信感を覚えるでしょう。
不在応対のデメリット
不在応対のデメリットとしては、いつ電話をかけても「不在応対」になるため、電話をかけ側である、お客様やクライアントはいつ電話をしても「不在応対」となり、すぐに相手 (担当者) に話したい内容を直接伝えることができないことです。これでは顧客は不満に思ったり、不審に感じたりするかもしれません。
また緊急時など急を要するようなシーンでも「不在応対」となるわけで、これでは電話をかける方にしてみれば担当者に早く伝えたい情報を伝えられずに "不在応対" で止められてしまう訳で、顧客やクライアントはイライラしたり、信頼を失ったり、仕事にも悪影響を来す恐れがあります。
そのため、「不在応対のみ」の電話代行サービスを選ぶ前に、自社がこのような状況に対応できるかどうかをよく考える必要があります。実際には、多くの企業がこのサービスのデメリットを十分に理解せずに契約してしまっていることが多いです。
＜A社のまとめ＞
- ・シンプルなサービス設計で非常に分かりやすい
- ・料金も明瞭会計
- ・数多くのチャットツールに対応
- ・全てが不在応対となり、応対のカスタマイズができない
- ・契約書不要、すぐにサービスを利用できる
- ・IT企業に人気
まとめると、A社のチャット連絡に対応した電話代行サービスは、相性の良いIT企業の間で重宝されています。しかしIT企業ではない、中小企業にとっては、時と場合によっては電話を繋いで貰えないと困る、全ての応対が「担当者が不在、折返し」になってしまうと、お客様やクライアントから「おたくの電話はいつも繋がらない！」というようなトラブルやクレームに繋がってしまう恐れがあります。
中小企業に人気の渋谷オフィスのケース
続いてもう一つのチャット通知に対応した電話代行会社が、弊社のような電話応対をカスタマイズすることのできる電話代行サービスです。
A社とは違い、会社のマニュアルに沿った電話代行が可能です。例えば緊急の電話があった場合は、事前に緊急の場合は担当の誰々さんに繋いで欲しい、というようなマニュアルを元に緊急の電話を電話秘書が受け、内線感覚で担当者にそのまま電話をお取次ぎすることができます。
その反面、渋谷オフィスで対応しているチャットツールは Slack、Chatwork、LINE の3つ。例えば Slack の場合、任意のワークスペースに応対内容を通知することしかできません。共有チャンネルに応対内容を通知するには、届いたダイレクトメッセージをチャンネルに共有頂くことで通知することができます。
また、チャット連絡サービスはオプション機能として月額 1,000円で利用することが可能です。上位プランには既存サービスとして含まれています。
＜渋谷オフィスのまとめ＞
- ・3つのチャットツールに対応
- ・マニュアルに基づいた臨機応変な応対が可能
- ・チャット通知はダイレクトメッセージのみ対応
- ・契約書必要、２営業日程でサービスを利用できる
- ・中小企業に人気
チャット通知に対応した2種の電話代行会社の比較表
| 渋谷オフィス | A社 | |
| 料金体系 | 3,000円～ | 10,000円 |
| 対応しているチャットツールの種類 | 3つ | 6つ |
| 電話の取次ぎ | あり | なし |
| 応対のカスタマイズ | あり | なし |
| 通話録音 | あり | なし |
| 契約書の有無 | あり | なし | サービス開始まで | 2営業程度 | 即日 |
| 属性 | 中小企業に人気 | IT企業に人気 |
＜受電内容をチャットに送ってくれれば Okay!＞
A社のチャット通知に対応した電話代行サービスは、IT企業など、自社で使用しているコミュニケーションツール Slack、Teams などに受電内容を送ってくれればそれで Okay! 電話の取次ぎは必要ない、という企業向けです。
電話代行初心者でも、ストレスなくすぐにサービスを理解できるのがF社の魅力で、電話代行を契約する際の契約書も必要なく、すぐにサービスの利用を開始できるのも、IT企業で人気の理由となっています。
＜電話の取次ぎも必要、チャット通知も利用したい！＞
一方、渋谷オフィスのチャット通知に対応した電話代行サービスは、電話の取次ぎも必要でチャット通知にも対応したいという中小企業向けになっています。
例えば、コロナウイルスの影響で在宅勤務となり、会社でチャットツールの利用を開始したことで、ある一定の期間だけ受電内容をチャットにも通知して欲しいといった例があります。
業種的にずっと在宅勤務をすることが難しく、緊急事態宣言が解除されたら徐々にオフィスワークに戻したいというような企業には、やはり電話の取次ぎや、応対内容をカスタマイズできないと厳しいというような声があります。
まとめ
チャット通知、チャット連絡に対応した電話代行会社を探している事業者様にとっては、電話代行会社であれば、全てのチャットツールに対応しているというように思うかもしれませんが、このように微妙な違いやメリット・デメリットが存在しています。
A社の場合は、IT企業、スタートアップ企業などのように、普段からチャットで社員同士のコミュニケーションを取り入れているという場合は、スムーズにチャット連絡・通知を社内のチャットに取り入れることができると思います。
一方で渋谷オフィスの場合は、中小企業などカスタマイズされた電話応対も必要で、パンデミックの影響で在宅勤務やテレワークとなりチャット連絡・通知も必要になったというような事業社様にもご利用頂いております。
こちらの記事ではどちらが優れている、というような優劣をつけるのではなく、このような微妙な違いがあることをご紹介しました。これからチャット連絡・通知に対応した電話代行会社を探すという事業者様にとって、少しでもご参考になればと思います。
渋谷オフィスのチャット連絡サービス
こちらでは、電話代行会社渋谷オフィスの「チャット連絡サービス」について詳しくご紹介しています。弊社は、Slack、LINE、Chatwork の3つのチャットツールに対応しています。
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